Bí quyết tổ chức sự kiện khai trương thu hút khách hàng

Sự kiện Khai trương là thời điểm “vàng” để thương hiệu tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng và cộng đồng. Tuy nhiên, để sự kiện không rơi vào tình trạng mờ nhạt, thiếu điểm nhấn, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu ý tưởng đến vận hành. Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, KLC Media chia sẻ những bí quyết giúp doanh nghiệp tạo dựng một lễ khai trương ấn tượng, chuyên nghiệp và hiệu quả truyền thông cao.

1. Những yếu tố quyết định sự kiện khai trương thu hút khách hàng

1.1. Chọn đúng thời điểm và địa điểm khai trương

Chọn thời điểm và địa điểm phù hợp là bước đi chiến lược để tăng khả năng tiếp cận khách hàng ngay từ đầu. Thời gian lý tưởng thường rơi vào cuối tuần hoặc ngày đẹp trong tháng, khi tâm lý mua sắm và tham quan của khách hàng ở mức cao.

Về địa điểm, cần ưu tiên các vị trí có lưu lượng người qua lại lớn như khu dân cư đông đúc, tuyến phố trung tâm, khu thương mại hoặc ngay trước cửa hàng với không gian dễ quan sát. Một vị trí thuận tiện, dễ tìm sẽ góp phần làm tăng lượng khách vãng lai, đồng thời giúp thương hiệu dễ dàng ghi dấu ấn ban đầu.

Sự kiện khai trương nâng cấp bệnh viện Tân Tạo

1.2. Ý tưởng sáng tạo và concept rõ ràng

Một sự kiện khai trương có chủ đề nhất quán và hình ảnh riêng sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ trong lòng khách mời. Concept rõ ràng chính là điểm tựa để triển khai các hạng mục trang trí, truyền thông và hoạt động trong sự kiện.

Ví dụ:
– Concept “Lễ hội đường phố” mang đến không khí sôi động với âm nhạc, trò chơi, check-in.
– Concept “Khai trương xanh” phù hợp với thương hiệu theo đuổi lối sống bền vững.
– Concept “Công nghệ hiện đại” tạo cảm giác mới mẻ cho các thương hiệu trẻ, startup.

Một ý tưởng tốt giúp sự kiện khác biệt, lan toả tốt hơn trên mạng xã hội và khơi gợi cảm xúc của người tham dự.

1.3. Hoạt động trải nghiệm – check-in – ưu đãi hấp dẫn

Khách hàng đến khai trương không chỉ để quan sát, họ mong muốn được trải nghiệm và tham gia các hoạt động thú vị. Những hoạt động như bốc thăm trúng thưởng, minigame, tặng quà giới hạn, giảm giá mở bán hay dùng thử miễn phí là công cụ kích thích hành động mua hàng.

Mời KOLs tham dự sự kiện khai trương đang là xu hướng của các brand nhằm nâng cao nhận diện hình ảnh đến khách hàng

Đặc biệt, các góc chụp ảnh “bắt trend” hay mời KOLs tham gia sự kiện sẽ khuyến khích khách hàng check-in và chia sẻ, tạo hiệu ứng truyền thông tự nhiên và lan toả nhanh chóng trên các nền tảng mạng xã hội.

1.4. Truyền thông trước – trong – sau sự kiện đồng bộ

Tổ chức sự kiện khai trương chỉ diễn ra một lần, nhưng hiệu ứng của nó có thể kéo dài nhiều tuần nếu chiến dịch truyền thông được chuẩn bị bài bản. Trước sự kiện, cần triển khai chiến lược truyền thông đa kênh: fanpage, TikTok, các group cộng đồng, báo chí (nếu thương hiệu lớn)… để thu hút sự quan tâm.

Trong ngày diễn ra, livestream, story, reel, clip ngắn sẽ giúp tăng độ phủ ngay lập tức. Sau sự kiện, việc tổng hợp hình ảnh, clip highlight và đăng tải lại trên các nền tảng là bước không thể thiếu để duy trì nhận diện thương hiệu và tăng lượt tương tác.

1.5. Chuyên nghiệp trong khâu tổ chức

Một sự kiện thành công cần đảm bảo từ khâu set-up sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng, đón tiếp khách mời đến vận hành timeline đều diễn ra mượt mà. Sự chỉn chu trong từng chi tiết, từ lễ tân đón khách, MC dẫn dắt chương trình, đến kỹ thuật hình ảnh, âm thanh là yếu tố giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng và nâng tầm thương hiệu ngay từ giây phút đầu tiên.

Đội ngũ, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

>>>Xem thêm: Tổ chức sự kiện khai trương khách sạn KLC Holidays Phu Quoc

2. Gợi ý concept tổ chức sự kiện khai trương độc đáo theo xu hướng hiện đại

Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, ý tưởng tổ chức chính là phần “hồn” giúp sự kiện khai trương chạm cảm xúc khách hàng. Một concept sáng tạo, đúng định hướng thương hiệu sẽ tạo ra trải nghiệm đáng nhớ và góp phần lan toả mạnh mẽ trên mạng xã hội. Dưới đây là những gợi ý concept tổ chức sự kiện khai trương phù hợp với xu hướng hiện nay, giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo dấu ấn riêng.

2.1. Khai trương “Xanh” – Green Opening

Lối sống bền vững ngày càng được ưa chuộng, đặc biệt với nhóm khách hàng quan tâm đến môi trường và sức khỏe. Concept khai trương “Xanh” mang đến không gian gần gũi thiên nhiên với cây xanh, vật liệu tái chế và các chi tiết trang trí thân thiện môi trường.

Không gian xanh đang được nhiều brand lựa chọn làm concept sự kiện

Quà tặng dành cho khách có thể là túi vải, ly tre, chậu cây nhỏ – những món đồ vừa ý nghĩa, vừa khuyến khích lối sống tích cực. Màu sắc chủ đạo thường là xanh lá, trắng hoặc be nhẹ, tạo cảm giác trong trẻo, thư thái.

Concept này phù hợp với các thương hiệu spa, mỹ phẩm thiên nhiên, cửa hàng organic, showroom công nghệ xanh hoặc bất kỳ doanh nghiệp nào đang theo đuổi chiến lược phát triển bền vững.

2.2. Khai trương phong cách lễ hội đường phố

Sự kiện mang hơi hướng lễ hội luôn thu hút sự quan tâm nhờ không khí náo nhiệt và tính tương tác cao. Với concept này, không gian khai trương được thiết kế như một lễ hội thu nhỏ: có ban nhạc acoustic hoặc DJ, khu biểu diễn nghệ thuật, xe đồ ăn (food truck), khu trò chơi dân gian hoặc hoạt động ngoài trời.

Khai trương phong cách lễ hội đường phố tạo hiệu ứng mạnh mẽ thu hút khách hàng trẻ.

Góc chụp ảnh trang trí bắt mắt, đèn treo lấp lánh, bàn trải nghiệm sản phẩm… giúp khách hàng dễ dàng check-in và chia sẻ khoảnh khắc thú vị lên mạng xã hội.

Concept lễ hội đường phố thích hợp với thương hiệu hướng đến giới trẻ, các ngành F&B, thời trang, phụ kiện hoặc chuỗi bán lẻ muốn tạo hiệu ứng truyền thông mạnh trong ngày ra mắt.

2.3. Khai trương phong cách “sân khấu hoá”

Nếu doanh nghiệp muốn nâng tầm sự kiện và tạo cảm xúc mạnh mẽ, concept sân khấu hóa là lựa chọn lý tưởng. Chương trình được xây dựng theo dòng chảy nội dung, có dẫn dắt từ MC, điểm nhấn bằng các phần trình diễn như thời trang, múa hiện đại, live acoustic hay hiệu ứng ánh sáng nghệ thuật.

Concept “sân khấu hóa” tại sự kiện khai trương cửa hàng labels:

Không gian sân khấu được thiết kế tinh tế, vừa đủ để thu hút nhưng vẫn giữ được sự sang trọng và chuyên nghiệp.

Hình thức này phù hợp với thương hiệu định vị cao cấp như showroom nội thất, trung tâm thẩm mỹ, thương hiệu thời trang hoặc đơn vị dịch vụ cần truyền tải thông điệp thương hiệu rõ ràng và đầy cảm xúc.

2.4. Khai trương công nghệ – tech vibe

Với sự phát triển mạnh mẽ của xu hướng số hóa, concept khai trương công nghệ được nhiều thương hiệu trẻ yêu thích. Điểm nổi bật của phong cách này là ứng dụng công nghệ ngay trong trải nghiệm khách hàng: QR check-in, trải nghiệm sản phẩm qua công nghệ VR/AR, livestream sự kiện trên nền tảng mạng xã hội. Hình ảnh hiện đại, ánh sáng LED, màn hình trình chiếu tương tác giúp sự kiện nổi bật và ấn tượng.

Sự kiện khai trương TECHVIFY

Concept công nghệ rất phù hợp với doanh nghiệp khởi nghiệp, thương hiệu công nghệ, trung tâm trải nghiệm sản phẩm hoặc thương hiệu hướng đến giới trẻ và dân văn phòng hiện đại.

2.5. Khai trương “đậm chất địa phương”

Một trong những hướng đi tạo chiều sâu cho thương hiệu là kết nối với bản sắc văn hoá. Với concept này, sự kiện khai trương mang đậm hơi thở địa phương qua âm nhạc, nghệ thuật truyền thống, trang phục dân tộc, câu chuyện gắn liền với văn hoá vùng miền.

Sự kiện khai trương nhà hàng Mùa Nước Nổi

Khách mời có thể được mời thưởng thức món ăn bản địa, chiêm ngưỡng trình diễn dân ca, tham gia hoạt động thủ công hoặc chụp ảnh cùng nghệ nhân.

Cách tổ chức này tạo nên cảm xúc chân thành, khơi gợi lòng tự hào dân tộc và phù hợp với nhà hàng, homestay, thương hiệu Việt hoặc dự án gắn liền với du lịch, văn hoá cộng đồng.

3. Checklist “chuẩn chỉnh” để sự kiện diễn ra mượt mà

Một sự kiện khai trương thành công đến từ quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng, theo từng giai đoạn cụ thể. Dưới đây là bảng checklist giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình tổ chức, hạn chế rủi ro và đảm bảo mọi khâu diễn ra trơn tru.

THỜI ĐIỂM	HẠNG MỤC CẦN CHUẨN BỊ
10 ngày trước sự kiện	– Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết – Gửi thư mời khách hàng, đối tác, truyền thông – Triển khai truyền thông trước sự kiện: teaser, poster, minigame, fanpage, tiktok…
5 ngày trước sự kiện	– Khảo sát thực tế địa điểm tổ chức sự kiện khai trương – Kiểm tra điều kiện về điện, âm thanh, ánh sáng, chỗ đậu xe – Chuẩn bị quà tặng khai trương, túi quà, voucher ưu đãi – Xác nhận nhân sự, phân công nhiệm vụ cụ thể
1 ngày trước sự kiện	– Dựng sân khấu, backdrop, khu vực đón khách, khu trải nghiệm – Chạy thử thiết bị: âm thanh, micro, trình chiếu, đèn – Kiểm tra toàn bộ nhân sự: MC, lễ tân, kỹ thuật, quay phim, chụp ảnh
Trong sự kiện	– Có lễ tân hướng dẫn khách, phát quà, giữ kết nối – MC dẫn dắt chương trình đúng timeline – Kỹ thuật viên trực thiết bị, xử lý tình huống phát sinh – Quay phim, chụp ảnh toàn cảnh và từng phân đoạn đặc biệt – Theo dõi tương tác trên mạng xã hội, livestream (nếu có)
Sau sự kiện	– Gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác qua email, tin nhắn, fanpage – Biên tập và đăng tải clip highlight, album ảnh sự kiện – Tổng hợp hiệu quả truyền thông, đánh giá và lưu trữ dữ liệu tổ chức – Giữ kết nối với khách tham dự bằng ưu đãi hoặc thư mời tiếp theo

>> Xem thêm: Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương ấn tượng từ A-Z

4. Lý do nên chọn KLC Media tổ chức sự kiện khai trương

Trong thị trường tổ chức sự kiện cạnh tranh cao, KLC Media được nhiều thương hiệu tin tưởng nhờ sự chuyên nghiệp, sáng tạo và linh hoạt. Dưới đây là những lý do giúp KLC Media trở thành đối tác đáng tin cậy cho các sự kiện khai trương đậm dấu ấn và hiệu quả thực tế:

THẾ MẠNH CỦA KLC MEDIA	GÍA TRỊ MANG LẠI CHO KHÁCH HÀNG
Kinh nghiệm thực chiến đa ngành	Am hiểu nhu cầu tổ chức sự kiện trong nhiều lĩnh vực như F&B, showroom, thời trang, trung tâm thương mại, dịch vụ… Giải pháp luôn phù hợp với đặc thù từng ngành hàng.
Đội ngũ sáng tạo – sản xuất – vận hành đồng bộ	Mỗi khâu đều do đội nội bộ phụ trách, giúp đảm bảo chất lượng đồng đều, kiểm soát chi phí tối ưu và thời gian triển khai nhanh chóng.
Tư vấn và thực hiện trọn gói A-Z	Hỗ trợ từ xây dựng concept, thiết kế không gian, truyền thông, chuẩn bị nhân sự đến vận hành sự kiện. Khách hàng chỉ cần đưa mục tiêu ban đầu, mọi phần còn lại đã có KLC Media lo.
Nguồn lực truyền thông phong phú	Có sẵn mối quan hệ với báo chí, KOLs, group cộng đồng và hệ thống đối tác hỗ trợ truyền thông mạnh. Giúp sự kiện được biết đến rộng rãi và lan toả đúng nhóm mục tiêu.
Tinh thần đồng hành và linh hoạt	Luôn lắng nghe yêu cầu, đưa ra giải pháp sát thực tiễn. Mỗi sự kiện được đầu tư kỹ lưỡng, mang tinh thần “thành công của khách hàng là thành công của KLC Media”.