Để tổ chức hội thảo thành công là hàng loạt câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp trăn trở: Làm sao để khách mời thật sự muốn tham dự? Làm thế nào để họ nhớ đến thương hiệu sau buổi hội thảo?… Nếu bạn cũng đang tìm kiếm lời giải cho những trăn trở này thì hãy cùng KLC Media khám phá những nguyên tắc cốt lõi và bí quyết tổ chức hội thảo thành công và hiệu quả trong bài viết dưới đây.
1. Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp: Góc nhìn từ trải nghiệm của khách mời
Trước khi nói đến format, nội dung của hội thảo, hãy thử đặt mình vào vị trí người tham dự: Khi nhận được lời mời đến tổ chức hội thảo, điều đầu tiên họ nghĩ tới là gì?
“Tôi có nên dành thời gian đến đó không?”
“Buổi tổ chức hội thảo này có thật sự đáng đi?”
Để hiểu vì sao người ta đến với hội thảo, trước hết cần hiểu rõ: Hội thảo doanh nghiệp là gì, và nó đang đóng vai trò như thế nào trong chiến lược thương hiệu:
Hội thảo doanh nghiệp, hiểu đơn giản là một hình thức sự kiện chuyên môn nhằm chia sẻ thông tin, giới thiệu sản phẩm, mở rộng kết nối hoặc định vị thương hiệu qua hình thức tương tác trực tiếp với khách mời mục tiêu.
Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp: Góc nhìn từ trải nghiệm của khách mời
Theo nghiên cứu của The Experience Institute với hơn 9.000 thành viên hiệp hội, ba yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến quyết định tham dự hội thảo bao gồm:
- 92% người tham gia quan tâm đến việc nhận được kiến thức và thông tin chất lượng
- 76% mong muốn cơ hội kết nối và giao lưu xã hội
- 71% đánh giá cao địa điểm tổ chức và trải nghiệm tổng thể của sự kiện
Như vậy, từ góc độ hành vi người dùng, quyết định tham gia một hội thảo được hình thành dựa trên ba yếu tố then chốt: (1) Giá trị nhận được từ nội dung, (2) trải nghiệm khi tham dự, và (3) những kỳ vọng sau sự kiện (Có thể là mối quan hệ kết nối mới, cơ hội hợp tác hoặc kiến thức ứng dụng thực tiễn). Trong đó, ấn tượng sau cùng đóng vai trò then chốt trong việc hình thành cảm xúc và sự ghi nhớ lâu dài về thương hiệu.
Ấn tượng sau sự kiện hội thảo đóng vai trò then chốt trong việc hình thành cảm xúc và sự ghi nhớ lâu dài về thương hiệu
Chỉ khi khách mời cảm thấy thời gian họ bỏ ra là xứng đáng, doanh nghiệp mới có thể đạt được mục tiêu lớn hơn: Xây dựng niềm tin và tạo điểm chạm thương hiệu để phát triển mối quan hệ lâu dài.
2. 05 yếu tố cốt lõi để tổ chức hội thảo thành công
2.1 Mục tiêu sự kiện phải đem lại lợi ích song phương
Ai cũng biết rằng hội thảo cần có một mục tiêu rõ ràng. Nhưng rất nhiều doanh nghiệp lại chỉ dừng ở những mục tiêu đơn phương: ra mắt sản phẩm, tăng nhận diện, xây mối quan hệ… Trong khi đó, người tham dự lại luôn có một câu hỏi khác trong đầu – Tôi được gì khi đến đây?
Tổ chức hội thảo chỉ thật sự thành công khi mục tiêu tổ chức cũng song hành với giá trị đem lại cho khách mời như: kiến thức thực tiễn, kết nối cộng đồng, cơ hội kinh doanh…
2.2 Nội dung không phải càng nhiều càng tốt
Lỗi mà các doanh nghiệp thường gặp đo là nhồi nhét nhiều thông tin với hy vọng càng đầy đặn càng chuyên nghiệp. Trong khi người tham dự chỉ giữ lại 1 – 2 ý quan trọng sau sự kiện. Vấn đề không nằm ở độ dài, mà ở tính cô đọng, có chiều sâu và dễ áp dụng. Nội dung ngắn gọn nhưng khơi gợi được tư duy đúng, cung cấp những thông điệp có giá trị còn hơn một loạt bài thuyết trình chi chít slide.
Tập đoàn TH tổ chức hội thảo quốc tế
2.3 Phần lớn khách mời nhớ đến cảm xúc, không phải vẻ ngoài hoành tráng
Tổ chức hội thảo với sân khấu rực rỡ, âm thanh sống động hay thiết kế đắt tiền có thể gây ấn tượng trong vài phút đầu, nhưng điều đọng lại lâu dài trong tâm trí khách mời lại thường đến từ những điều nhỏ hơn, và thậm chí là “cá nhân hơn”.
Đó có thể là:
- Một quy trình check-in nhanh gọn, không phải xếp hàng quá lâu
- Là phần tài liệu được chuẩn bị đúng nhu cầu người nghe
- Là chỗ ngồi thoải mái, không gian dễ trao đổi
- Hay chỉ đơn giản là một tách cà phê vừa miệng trong giờ nghỉ…
Những chi tiết nhỏ này tuy dễ bị bỏ qua nhưng lại thể hiện sự tôn trọng và sự chuẩn bị kỹ càng của doanh nghiệp dành cho khách mời. Và chính cảm giác này sẽ khiến họ muốn quay lại ở những lần sau, hoặc nhớ đến thương hiệu của bạn với ấn tượng tích cực.
2.4 Truyền thông sau sự kiện mới là bước đáng đầu tư nhất
Nhiều doanh nghiệp thường xem kết thúc chương trình là dấu chấm hết cho cả hành trình tổ chức. Nhưng thực tế, đây mới là lúc cần bắt đầu một giai đoạn quan trọng: truyền thông sau sự kiện.
Ảnh recap, video tổng hợp, thư cảm ơn, email follow-up hay những bài đăng chia sẻ lại khoảnh khắc ấn tượng,… tất cả đều là cơ hội để thương hiệu tiếp tục xuất hiện trong tâm trí khách hàng. Đây là thời điểm mà sự chú ý đã được gây dựng, cảm xúc đang còn đọng lại sau sự kiện, nếu không tận dụng, mọi nỗ lực trước đó dễ dàng trôi qua một cách lãng phí.
3. Rào cản của doanh nghiệp khi tự tổ chức hội thảo
Nếu bạn là một doanh nghiệp chuẩn bị tổ chức hội thảo, hãy thử tự hỏi:
Liệu đội ngũ nội bộ có đủ sức lo tất cả từ A đến Z? Liệu chương trình có thực sự khiến người tham dự nhớ đến mình, hay sẽ bị hòa lẫn vào vô vàn sự kiện khác?
Trên thực tế, có không ít doanh nghiệp bước vào một sự kiện với nhiều kỳ vọng, nhưng lại ra về với nhiều tiếc nuối. Bởi vì dù ý tưởng có hay đến đâu, nếu không có một quy trình triển khai chuyên nghiệp thì cũng rất dễ rơi vào trạng thái bối rối.
Thứ nhất là bài toán về nguồn lực: Không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu một đội ngũ đủ chuyên môn để lên kịch bản, sản xuất nội dung, quản lý sự kiện và cả truyền thông hậu kỳ. Khi thiếu kinh nghiệm, từng chi tiết nhỏ dễ bị bỏ qua, khiến trải nghiệm tổng thể trở nên thiếu chỉn chu.
Thứ hai là sự thiếu hụt trong góc nhìn chiến lược: Nhiều chương trình được tổ chức chỉ để cho có, hoặc đặt nặng hình thức mà quên mất câu hỏi cốt lõi: “Người tham dự sẽ mang gì về sau buổi hội thảo này?” và “Chúng ta (doanh nghiệp) sẽ có được gì sau sự kiện này?”
Thứ ba là áp lực phân tán nội bộ: Khi vừa vận hành doanh nghiệp, vừa phải kiêm vai trò tổ chức sự kiện, đội ngũ không tránh khỏi quá tải. Việc thiếu sự phân công rõ ràng và các đầu mối chuyên trách dễ khiến tiến độ rối loạn, và cả quá trình trở thành gánh nặng hơn là cơ hội.
Đó là lý do vì sao, doanh nghiệp cần một đơn vị đồng hành chuyên nghiệp!
Việc của mặt trời là tỏa sáng, việc của Agency là giúp ánh sáng đó rực rỡ đúng cách, đúng lúc. Một đối tác sự kiện không chỉ giúp giải tỏa áp lực, mà còn đưa vào chương trình những chi tiết mang tính chiến lược: từ việc nghiên cứu insight khách mời, xây dựng concept sự kiện, storytelling, cho đến kế hoạch truyền thông trước – trong và sau sự kiện.
KLC Media – Công ty cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
4. Khi hội thảo trở thành công cụ chiến lược dài hạn
Để một hội thảo thực sự tạo giá trị, cần nhìn nó như một công cụ có tính chiến lược – tức là vừa đáp ứng được những mục tiêu ngắn hạn, vừa mở ra cơ hội cho các định hướng dài hạn của doanh nghiệp.
Về ngắn hạn, hội thảo cần giải quyết những mục tiêu rõ ràng và đo lường được: giới thiệu sản phẩm mới, xây dựng nhận diện thương hiệu, tạo kết nối với khách hàng, truyền thông về tầm nhìn hoặc năng lực doanh nghiệp. Đây là những kết quả có thể thấy ngay sau sự kiện – từ phản hồi của người tham dự đến số lượt tiếp cận truyền thông.
Về dài hạn, một hội thảo chuyên nghiệp không dừng lại ở trải nghiệm một buổi, mà được “kích hoạt” để trở thành một điểm chạm trong hành trình xây dựng lòng tin. Việc lưu trữ nội dung, tiếp tục tương tác sau sự kiện, giữ kết nối với khách mời và mở rộng thành các chuỗi hội thảo định kỳ chính là cách để duy trì mối quan hệ và dần chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành.
Bạn đang lên kế hoạch tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp?
Liên hệ ngay với đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp KLC Media để biến mọi ý tưởng thành trải nghiệm đáng nhớ.
📞 Hotline: 0899 912 525
📩 Email: info@klcmedia.vn
🏢 Địa chỉ: 105-107 Nguyễn Công Trứ, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
