5 MẸO TỔ CHỨC SỰ KIỆN DOANH NGHIỆP TIẾT KIỆM

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp thường khiến nhiều đơn vị đau đầu vì chi phí dễ vượt tầm kiểm soát. Dự tính một đằng, chi tiêu một nẻo – đó là câu chuyện không của riêng ai. Nguyên nhân phổ biến nằm ở kế hoạch chưa chặt chẽ, thay đổi liên tục và chọn sai đối tác. Đừng lo, với 5 mẹo nhỏ từ kinh nghiệm thực chiến của đội ngũ KLC Media, bạn hoàn toàn có thể tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tiết kiệm mà vẫn giữ trọn ấn tượng đẹp cho doanh nghiệp.

1. Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện ngay từ đầu

Muốn tổ chức sự kiện doanh nghiệp vừa chuyên nghiệp vừa tiết kiệm, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ ràng mục tiêu.

Sự kiện này nhằm quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng hay tuyển dụng nhân sự? Mỗi mục tiêu khác nhau sẽ kéo theo cách tổ chức, mức độ đầu tư và các hạng mục cần triển khai khác nhau.

Sự kiện ra mắt nhận diện thương hiệu mới của Vinamilk

Việc không xác định mục tiêu ngay từ đầu dễ khiến kế hoạch trôi tự do, phát sinh nhiều khoản chi không thực sự cần thiết.

Hãy trả lời thật rõ ràng:

Bạn mong muốn đạt được điều gì sau sự kiện này?
Đối tượng tham dự là ai?
Thành công sẽ được đo lường bằng chỉ số nào?

2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện doanh nghiệp chi tiết từng bước

Kế hoạch càng chi tiết thì khả năng kiểm soát chi phí càng cao. Đây là nguyên tắc bất di bất dịch mà ai đã từng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện doanh nghiệp đều hiểu rõ.

Kế hoạch càng chi tiết thì khả năng kiểm soát chi phí càng cao

Trong kế hoạch, bạn nên chia nhỏ từng đầu mục công việc, ước lượng thời gian thực hiện và ngân sách cho từng hạng mục. Ví dụ:

Chi phí địa điểm
Chi phí truyền thông
Chi phí hậu cần
Quà tặng khách mời… đều cần được liệt kê rõ.

Ngoài ra, bạn cần dự trù thêm khoảng 10-15% chi phí cho các khoản phát sinh. Nhưng lưu ý: khoản dự phòng không có nghĩa là “thích gì chi đó”, mà phải dựa trên nguyên tắc kiểm soát sát sao.

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp – GALA Dinner Ngành Cửa Sadoor

Một mẹo nhỏ: Hãy xây dựng một timeline rõ ràng kèm người phụ trách cho từng công việc cụ thể. Timeline này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ và xử lý kịp thời những vấn đề nảy sinh mà không làm trễ tiến độ chung.

3. Chọn đối tác tổ chức sự kiện giá rẻ nhưng uy tín

Một trong những bí quyết lớn để tổ chức sự kiện doanh nghiệp tiết kiệm mà vẫn chuyên nghiệp chính là lựa chọn đúng đối tác. Nhưng giá rẻ thôi chưa đủ, quan trọng là đối tác đó phải có kinh nghiệm, quy trình rõ ràng và khả năng tối ưu chi phí dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp.

Sự kiện Khai Trương Nhà Máy Newland Japan Long An Việt Nam

Đừng chỉ chăm chăm so sánh bảng giá. Hãy dành thời gian kiểm tra năng lực tổ chức của đối tác:

Họ đã từng thực hiện các sự kiện tương tự chưa?
Cách họ lên kế hoạch, xử lý phát sinh như thế nào?
Các gói dịch vụ có minh bạch về chi phí không?

Đối tác uy tín sẽ tư vấn cho bạn cách tối ưu nguồn lực, chủ động đề xuất các giải pháp phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo hiệu quả truyền thông của sự kiện.

Đừng quên: Một sự kiện thất bại vì chọn sai đối tác có thể khiến bạn tốn nhiều chi phí gấp đôi để sửa chữa hình ảnh thương hiệu.

4. Tận dụng nguồn lực nội bộ thông minh

Không phải hạng mục nào cũng cần thuê ngoài. Một mẹo tiết kiệm rất hiệu quả trong quá trình tổ chức sự kiện doanh nghiệp mà KLC Media muốn mách cho bạn đó là hãy tận dụng triệt để những gì bạn đang có sẵn.

Ví dụ:

Nếu trong công ty có nhân sự mạnh về thiết kế, hãy tự thiết kế thư mời, backdrop, poster sự kiện.
Nếu có đội ngũ truyền thông nội bộ, bạn hoàn toàn có thể tự lên nội dung bài viết, quay clip hậu trường, tiết kiệm chi phí thuê Agency ngoài.
Hoặc nếu công ty có không gian rộng rãi, linh hoạt, cân nhắc tổ chức ngay tại văn phòng, showroom thay vì thuê địa điểm outside đắt đỏ.

Sự kiện Khai Trương Show Room Cyber Soft

Lưu ý: Chỉ tận dụng khi nội bộ có đủ chuyên môn. Còn nếu không, đừng ngần ngại đầu tư thuê ngoài chuyên nghiệp, bởi chất lượng trải nghiệm của khách mời luôn là ưu tiên số 1.

5. Linh hoạt trong cách tổ chức: sáng tạo để tiết kiệm

Tư duy quan trọng khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tiết kiệm: Đừng bó buộc vào công thức cũ.

Thay vì chọn khách sạn 5 sao đắt đỏ, bạn có thể:

Tổ chức sự kiện ngoài trời tại công viên, rooftop, hoặc khuôn viên mở.
Tận dụng hình thức Hybrid Event (kết hợp offline và online) để giảm chi phí địa điểm, ăn uống mà vẫn mở rộng đối tượng tham gia.
Thiết kế chương trình ngắn gọn, súc tích thay vì kéo dài nhiều tiếng đồng hồ gây tốn kém chi phí vận hành.

Càng sáng tạo, càng linh hoạt, bạn càng mở ra nhiều cơ hội cắt giảm chi phí mà sự kiện vẫn ấn tượng, chuyên nghiệp trong mắt khách mời.

>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện doanh nghiệp trong kỷ nguyên số

KLC Media – Sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi sự kiện

Dù áp dụng bao nhiêu mẹo tiết kiệm, điều doanh nghiệp nào cũng mong muốn là sự kiện vẫn phải chuyên nghiệp, chỉn chu và ghi dấu ấn trong lòng khách mời.

Đó chính là lý do KLC Media có mặt ở đây để đồng hành cùng bạn: Từ những bước đầu lên ý tưởng, lập kế hoạch cho tới triển khai thực tế.

KLC Media cam kết mang đến giải pháp tổ chức hiệu quả với mức chi phí hợp lý nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng và sự hoành tráng của sự kiện.