Thuê công ty tổ chức sự kiện tưởng là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhưng nếu chọn sai đối tác, hệ quả có thể là chi phí đội lên gấp bội và chất lượng không như mong đợi. Từ kinh nghiệm thực chiến nhiều sự kiện lớn nhỏ, KLC Media mách bạn 7 lưu ý quan trọng để lựa chọn đúng đối tác giúp sự kiện thành công suôn sẻ mà vẫn kiểm soát tốt ngân sách.
1. Hiểu rõ nhu cầu tổ chức sự kiện của doanh nghiệp bạn
Trước khi bắt đầu tìm kiếm công ty tổ chức sự kiện, bạn cần trả lời câu hỏi: Sự kiện này tổ chức để làm gì? Đây là bước đầu tiên nhưng lại bị nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoặc làm rất mơ hồ.
1.1. Xác định loại sự kiện
Là một buổi hội thảo giới thiệu sản phẩm mới? Sự kiện tri ân khách hàng? Hay một chương trình Team Building nội bộ? Mỗi loại sự kiện có một đặc thù tổ chức khác nhau, đòi hỏi concept, thiết bị, nhân sự và thời gian chuẩn bị riêng biệt. Việc xác định đúng loại hình sẽ giúp bạn chọn được công ty phù hợp nhất.
Sự kiện Lễ khai trương Nâng cấp Bệnh Viện ĐH Y Tân Tạo
>>> Xem thêm: Xây Dựng Concept Tổ Chức Sự Kiện Doanh Nghiệp
1.2. Đặt mục tiêu rõ ràng
Sự kiện này nhằm tăng nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số, hay củng cố mối quan hệ nội bộ? Càng cụ thể về mục tiêu, bạn càng dễ đánh giá hiệu quả sau khi kết thúc sự kiện và dễ truyền đạt yêu cầu chính xác cho bên tổ chức.
1.3. Lên ngân sách dự kiến trước khi tìm đối tác
Không cần biết con số chính xác đến từng đồng, nhưng hãy xác định một khoảng ngân sách hợp lý. Bước này sẽ giúp bạn sàng lọc đối tác dễ hơn và tránh rơi vào tình trạng bị hét giá hoặc bội chi mà không kiểm soát được.
Lên ngân sách dự kiến trước khi tìm đối tác
1.4. Chuẩn bị một bản brief rõ ràng và súc tích
- Thông tin tổng quan về doanh nghiệp: lĩnh vực hoạt động, định vị thương hiệu,…
- Mục tiêu sự kiện: bạn kỳ vọng sự kiện này mang lại điều gì? (nhận diện, gắn kết, doanh số…)
- Thời gian, địa điểm dự kiến: cụ thể hóa timeline để đơn vị tổ chức sắp xếp nguồn lực.
- Ngân sách ước lượng: nếu có thể, hãy nêu rõ con số hoặc khoản ngân sách bạn mong muốn.
- Những yêu cầu đặc biệt: về thiết kế, trải nghiệm, nhân sự, khách mời, nội dung…
Tip: Nếu bạn chưa từng viết brief, hãy bắt đầu bằng cách liệt kê các câu hỏi bạn mong đối tác trả lời cho mình, từ đó bạn sẽ biết mình cần cung cấp những gì.
2. Ưu tiên công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm chuyên ngành
2.1. Kinh nghiệm phù hợp với ngành hàng
Mỗi ngành có những yêu cầu rất riêng khi tổ chức sự kiện. Sự kiện ngành F&B thường chú trọng vào trải nghiệm thực tế và thử sản phẩm; trong khi đó, sự kiện BĐS đòi hỏi sự chỉn chu, sang trọng; ngành công nghệ lại cần sự sáng tạo về hình ảnh – âm thanh – kỹ thuật.
Sự kiện Lễ Khai Mạc – Trưng Bày Ra Mắt Hiệp Hội Cửa Việt Nam
Việc chọn đúng đối tác đã từng làm trong ngành giúp rút ngắn thời gian briefing, tránh những sai sót không đáng có và tăng khả năng truyền tải đúng thông điệp của thương hiệu.
2.2. Có portfolio sự kiện thật, đúng quy mô bạn đang cần
Hãy yêu cầu xem portfolio sự kiện thực tế, không chỉ riêng hình ảnh demo trên website hoặc các social của đơn vị tham vấn tổ chức. Việc kiểm tra kỹ lưỡng các dự án đã làm (cả về ý tưởng, triển khai, ngân sách…) giúp bạn đánh giá được năng lực tổ chức ở đúng quy mô bạn đang cần.
Check Company Profile của công ty tổ chức sự kiện giúp bạn đánh giá được năng lực tổ chức ở đúng quy mô bạn đang cần.
Nếu doanh nghiệp bạn cần tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới trong trung tâm thương mại, hãy chọn đối tác từng tổ chức các activation tương tự.
2.3. Sẵn sàng cung cấp thông tin đối chứng, khách hàng cũ
Một đối tác uy tín thường rất tự tin chia sẻ danh sách khách hàng từng làm việc cùng, thậm chí hỗ trợ kết nối để bạn tham khảo đánh giá thực tế. Đừng ngại hỏi những câu như:
- “Anh/chị từng tổ chức sự kiện tương tự nào gần đây?”
- “Có thể chia sẻ thông tin liên hệ của khách hàng từng làm việc không?”
Sự sẵn sàng và minh bạch là dấu hiệu cho thấy bạn đang làm việc với một đơn vị chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
3. Đánh giá mức độ chuyên nghiệp qua quá trình tư vấn ban đầu
Ngay từ những buổi làm việc đầu tiên, bạn hoàn toàn có thể nhận biết một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay không, bằng cách quan sát cách họ tư vấn, lắng nghe và phản hồi,… đó là bước đầu tiên để xây dựng sự tin tưởng.
3.1. Cách đặt câu hỏi, lắng nghe nhu cầu
Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ chủ động đặt những câu hỏi mở để hiểu rõ bối cảnh sự kiện, mục tiêu, ngân sách, đối tượng tham dự… Họ cũng không vội vã chốt gói dịch vụ, mà sẽ dành thời gian để lắng nghe mong muốn thực sự của doanh nghiệp.
Nếu bạn cảm thấy “mình chưa nói mà họ đã chốt luôn kịch bản”, thì có thể nên cân nhắc lại.
Bạn có thể đánh giá mức độ chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự kiện qua quá trình tư vấn ban đầu
3.2. Có quy trình làm việc rõ ràng, timeline cụ thể
Agency tổ chức sự kiện uy tín sẽ cung cấp cho bạn một quy trình làm việc minh bạch, thể hiện qua:
- Timeline triển khai rõ ràng từng giai đoạn
- Danh sách công việc cụ thể
- Cách phối hợp giữa hai bên được mô tả rõ, tránh bỏ sót nhiệm vụ
Timeline càng cụ thể, bạn càng dễ kiểm soát tiến độ và chủ động xử lý nếu có phát sinh.
3.3. Đề xuất kịch bản khả thi, tính đến cả phương án dự phòng
Ý tưởng tổ chức sự kiện dù hay đến đâu mà không khả thi thì cũng rất khó để triển khai thực tế. Các đối tác tổ chức chuyên nghiệp sẽ đưa ra các kịch bản bám sát thực tế, phù hợp với không gian, thời gian, ngân sách, mục tiêu và đối tượng tham dự.
Đặc biệt, họ còn sẵn sàng đề xuất các phương án dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu, khách đến trễ, hoặc trục trặc kỹ thuật. Đây là điểm cộng rất lớn thể hiện năng lực tổ chức và sự chủ động.
4. Cẩn trọng với báo giá “quá hời”
Nghe báo giá rẻ bất ngờ có thể rất hấp dẫn, nhưng đôi khi đó lại là cái bẫy khiến doanh nghiệp phải chữa cháy giữa chừng, tốn kém gấp đôi. Đừng chỉ nhìn vào con số, hãy phân tích kỹ vì sao có sự chênh lệch.
4.1. Phân tích vì sao giá rẻ: cắt giảm dịch vụ, dùng thiết bị cũ, thuê cộng tác viên thiếu kinh nghiệm
Một số công ty tổ chức sự kiện giá rẻ thường tiết kiệm chi phí bằng cách:
- Cắt bớt các hạng mục quan trọng (âm thanh, ánh sáng, decor…)
- Sử dụng thiết bị cũ, dễ hỏng
- Thuê cộng tác viên chưa có kinh nghiệm, không có đội ngũ onsite chuyên trách
Kết quả là sự kiện có thể bị trễ giờ, thiếu hụt trang thiết bị, thậm chí gây mất uy tín thương hiệu trong mắt khách mời.
4.2. So sánh chi tiết hạng mục giữa các nhà cung cấp
Đừng so sánh báo giá theo kiểu “gói A 50 triệu – gói B 70 triệu” mà nên đặt hai bảng báo giá song song để so sánh từng hạng mục cụ thể:
- Thiết bị sử dụng: mới hay cũ?
- Nhân sự: có bao nhiêu người? Có MC chuyên nghiệp hay không?
- Có bao gồm setup sân khấu, thiết kế backdrop, âm thanh ánh sáng đầy đủ?
Chỉ khi hiểu rõ từng khoản mục, bạn mới có cơ sở đánh giá đâu là giá “thực sự rẻ” và đâu là “rẻ nhưng thiếu”.
So sánh chi tiết hạng mục giữa các nhà cung cấp
4.3. Yêu cầu làm rõ chi phí phát sinh
Một báo giá minh bạch cần nêu rõ các khoản phí phát sinh (nếu có) như:
- Chi phí tăng số lượng khách
- Chi phí overtime nếu kéo dài thời gian
- Phí vận chuyển thiết bị, thi công ngoài giờ
Nắm rõ điều này giúp bạn tránh những tranh cãi hoặc “bù tiền” không mong muốn sau sự kiện.
5. Kiểm tra hợp đồng rõ ràng về trách nhiệm và điều khoản phạt
5.1. Ghi rõ thời gian thực hiện, nghiệm thu, thanh toán
Một bản hợp đồng chuyên nghiệp cần ghi rõ:
- Mốc thời gian cho từng giai đoạn (setup, chạy thử, diễn ra sự kiện…)
- Quy trình nghiệm thu: hạng mục nào được bàn giao, ai xác nhận?
- Thời hạn và điều kiện thanh toán theo từng đợt (đặt cọc, sau nghiệm thu…)
Việc này giúp cả hai bên nắm rõ trách nhiệm, không “đùn đẩy” nếu có vấn đề xảy ra.
Kiểm tra hợp đồng rõ ràng về trách nhiệm và điều khoản phạt
5.2. Có điều khoản phạt khi chậm tiến độ, vi phạm chất lượng
Để tránh rủi ro về tiến độ hoặc chất lượng sự kiện, hợp đồng nên quy định rõ:
- Phạt bao nhiêu phần trăm nếu đối tác giao trễ thiết bị, thi công không đúng yêu cầu
- Trách nhiệm trong trường hợp sự kiện bị gián đoạn do lỗi nhà cung cấp
Việc đưa điều khoản phạt vào hợp đồng không phải để làm khó đối tác mà để đảm bảo cam kết được thực hiện một cách nghiêm túc.
5.3. Tránh hợp đồng “chung chung” dễ dẫn đến tranh cãi sau sự kiện
Nếu bạn thấy trong hợp đồng có nhiều cụm từ như “tùy tình hình”, “tùy thỏa thuận thêm”, “nội dung chi tiết trao đổi sau”… thì nên yêu cầu làm rõ. Những câu mơ hồ dễ dẫn đến hiểu sai và tranh cãi khi có sự cố.
6. Ưu tiên công ty có khả năng xử lý tình huống và backup kế hoạch
Trong thực tế tổ chức sự kiện, chuyện không như kế hoạch là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Chính vì vậy, năng lực xử lý tình huống và dự phòng kịch bản là điểm phân biệt giữa một đơn vị chuyên nghiệp và một đơn vị làm theo kiểu giao phó hết cho may rủi.
6.1. Đưa ra được kế hoạch B nếu trời mưa, mất điện, sự cố kỹ thuật
Ví dụ: tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ:
- Dự trù phương án chuyển địa điểm hoặc dựng mái che
- Chuẩn bị máy phát điện dự phòng
- Có kịch bản ứng biến nếu MC đến muộn hoặc khách mời chính hủy phút chót
Đưa ra được kế hoạch B nếu trời mưa, mất điện, sự cố kỹ thuật
6.2. Có đội ngũ onsite chuyên trách theo dõi suốt sự kiện
Không chỉ chuẩn bị trước sự kiện, một đơn vị uy tín sẽ có:
- Nhân sự giám sát tại chỗ (production, điều phối khách, xử lý kỹ thuật…)
- Người đại diện để phối hợp trực tiếp với bạn suốt sự kiện
6.3. Không giao toàn bộ cho bên thứ ba thiếu kiểm soát
Công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm sẽ có đội ngũ in-house cho các phần việc chính thay vì giao hết cho bên thứ ba (outsourcing). Hoặc nếu cần outsource, họ sẽ quản lý chặt chẽ tiến độ, chất lượng, không để bạn làm việc với nhiều đơn vị khác nhau gây rối và thiếu nhất quán.
7. Lắng nghe cảm nhận thực tế từ các khách hàng trước đó
Những đánh giá từ khách hàng cũ là một trong những bằng chứng sống giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn. Đừng ngần ngại hỏi, kiểm chứng hoặc tìm hiểu thêm thông tin từ các dự án họ từng làm.
7.1. Tìm hiểu qua lời giới thiệu, đánh giá thực tế
Bạn có thể:
- Hỏi những người quen từng làm sự kiện
- Xem đánh giá trên Google, fanpage, diễn đàn chuyên ngành
- Lắng nghe khách hàng cũ nhận xét về cách làm việc, xử lý tình huống, chất lượng dịch vụ
7.2. Ưu tiên đơn vị được khách hàng cũ tin tưởng quay lại hợp tác
Không gì thể hiện độ uy tín rõ hơn việc có nhiều khách hàng quay lại. Nếu một công ty được nhiều doanh nghiệp lớn chọn mặt gửi vàng trong nhiều sự kiện, đó là dấu hiệu đáng tin cậy.
7.3. Tìm hiểu qua các sự kiện thật đã tổ chức gần đây
Hãy yêu cầu đối tác cung cấp hình ảnh, video, phản hồi của khách mời từ những sự kiện gần đây. Những sự kiện thật, đúng quy mô bạn đang cần sẽ giúp bạn đánh giá chính xác năng lực tổ chức của họ.
Bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp chuyên nghiệp, uy tín và giàu kinh nghiệm? Liên hệ ngay với KLC Media để được tư vấn tận tâm.
📞 Hotline: 0899 912 525
📩 Email: info@klcmedia.vn
🏢 Địa chỉ: 105-107 Nguyễn Công Trứ, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
