DỊCH VỤ TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG SHOWROOM Ô TÔ CHUYÊN NGHIỆP

Tổ chức lễ khai trương showroom ô tô là hoạt động giúp showroom ghi dấu ấn với khách hàng và khẳng định vị thế tại thị trường địa phương. Đây cũng là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp thể hiện sự đầu tư, nghiêm túc trong chiến lược kinh doanh. Vậy đâu là những yếu tố cần lưu ý trong quá trình tổ chức? Hãy cùng KLC Media tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Tổ chức lễ khai trương showroom ô tô: Bước khởi đầu quan trọng của mỗi đại lý

Trong ngành ô tô, showroom là đại diện trực tiếp cho hình ảnh và vị thế của một đại lý hoặc thương hiệu. Ngoài mục đích để ra mắt và quảng bá thì việc tổ chức lễ khai trương showroom còn mang ý nghĩa quan trọng nhằm đánh dấu cột mốc trong chiến lược kinh doanh và xây dựng thương hiệu của hãng xe tại thị trường địa phương.

Tổ chức lễ khai trương showroom ô tô: Bước khởi đầu quan trọng của mỗi đại lý

2. Lễ khai trương showroom ô tô có gì khác biệt so với các sự kiện khai trương thông thường?

2.1. Yêu cầu cao về hình ảnh thương hiệu

Với đặc thù của sản phẩm kinh doanh, các hãng xe thường đặt ra những tiêu chuẩn cực kỳ nghiêm ngặt về mặt hình ảnh, không gian và cách tổ chức sự kiện tại các showroom, bởi vì:

• Ô tô là sản phẩm có giá trị lớn, quyết định mua xe thường đi kèm kỳ vọng cao về trải nghiệm và độ tin cậy.
• Showroom đại diện cho hãng nên bất kỳ sai lệch nào cũng đều có thể ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín thương hiệu.
• Lễ khai trương là dịp xuất hiện đầu tiên của showroom trước công chúng vì vậy cần phải để lại ấn tượng tốt đẹp và chuyên nghiệp trong mắt người tham dự cũng như công chúng.

Lễ khai trương showroom ô tô yêu cầu cao về hình ảnh thương hiệu

2.2. Đối tượng khách mời đặc thù

Không giống các sự kiện khai trương ngành hàng tiêu dùng phổ thông, lễ khai trương showroom ô tô thường quy tụ những nhóm khách mời có tầm ảnh hưởng cao và mang tính “xác lập vị thế” cho đại lý. Vì vậy, việc lên kế hoạch mời ai, đón tiếp như thế nào cần được tính toán kỹ lưỡng, phù hợp với từng nhóm đối tượng.

Các nhóm khách mời điển hình trong khai trương showroom ô tô:

• Đại diện hãng xe: Giữ vai trò quan sát, đánh giá showroom trong ngày đầu đi vào vận hành
• Khách hàng VIP: Thường là người đã ký hợp đồng mua xe, khách hàng thân thiết hoặc khách hàng có tiềm năng cao.
• Đối tác chiến lược: Ngân hàng, tổ chức tài chính, đơn vị cung cấp bảo hiểm…
• Đại diện cơ quan chính quyền hoặc hiệp hội ngành: Góp phần nâng cao uy tín sự kiện và thương hiệu.

>>> Xem thêm: Kịch Bản Tổ Chức Lễ Khai Trương Đầy Đủ Ấn Tượng A-Z

3. Các hạng mục cần có trong một lễ khai trương showroom ô tô

3.1. Các hạng mục thiết kế

Vòm cổng chào tại sự kiện

Khu vực khách VIP tại sự kiện khai trương showroom ô tô Mitsubishi

3.2. Nội dung & kịch bản chương trình

Thông thường, kịch bản tổ chức lễ khai trương diễn ra theo tuần tự sau:

(1) Đón tiếp khách mời

Đại diện doanh nghiệp cùng lễ tân sẽ đón khách tại khu vực cổng chào, hướng dẫn khách mời tới chỗ ngồi hoặc khu vực check-in (có bảng tên để dễ nhận diện). Khách VIP nên có người hỗ trợ riêng.

Đội ngũ PGs tiếp đón khách mời tại sự kiện Lễ khai trương Showroom o tô

(2) Khai mạc chương trình

Mở đầu với các tiết mục biểu diễn văn nghệ nhằm khuấy động bầu không khí. Tiếp đó MC tuyên bố lý do tổ chức, giới thiệu đại biểu và các khách mời quan trọng; ngoài ra còn có các bài phát biểu khai mạc từ phía chủ showroom hoặc đại diện nhãn hàng.

Đại diện Showroom phát biểu tại Lễ khai trương Showroom Honda

(3) Nghi thức cắt băng khánh thành

Ban tổ chức chuẩn bị sẵn danh sách người tham gia cắt băng, bao gồm chủ showroom, đại diện nhãn hàng, khách VIP, đại diện chính quyền địa phương (nếu có). Sau khi tiến hành cắt băng sẽ đến tiết mục múa lân – múa trống, cuối cùng MC gửi lời cảm ơn và mời các đại biểu về vị trí chỗ ngồi.

Nghi thức cắt băng khánh thành tại lễ khai trương showroom ô tô Vinfast

(4) Ký kết hợp tác – trao quà lưu niệm

Nếu có hợp tác với ngân hàng, các bên bảo hiểm hoặc đối tác chiến lược thì showroom nên tổ chức nghi thức ký kết hợp đồng ngay trên sân khấu. Tiếp theo, đại diện showroom tặng quà lưu niệm cho một số khách mời tiêu biểu như khách hàng đầu tiên, khách hàng thân thiết, hoặc lãnh đạo hãng. Điều này giúp gia tăng thiện cảm và tính cá nhân hóa của chương trình.

Chương trình trao quà lưu niệm

(5) Bế mạc buổi lễ

MC tổng kết chương trình; phát biểu cảm ơn từ ban tổ chức, qua đó có thể tận dụng thời điểm này nhấn mạnh các chương trình ưu đãi đặc biệt nhân dịp khai trương (nếu có), hoặc thông tin liên hệ – thời gian mở cửa để khách hàng thuận tiện quay lại trải nghiệm và mua xe.

(6) Thăm quan showroom và giới thiệu về các dòng xe

Sau phần bế mạc chính thức, khách mời được mời tham quan không gian showroom. MC dẫn dắt phần giới thiệu tổng quan về diện tích, các khu vực chức năng như: khu trưng bày xe, khu xưởng dịch vụ, khu vực chờ cao cấp…

Thăm quan showroom và giới thiệu về các dòng xe

Song song đó, hoạt động trình diễn và giới thiệu xe sẽ diễn ra với sự hỗ trợ của video, âm thanh trực tiếp. Nhân viên kinh doanh và kỹ thuật viên túc trực bên các dòng xe để sẵn sàng tư vấn, giải đáp thông tin sản phẩm, hỗ trợ khách hàng trải nghiệm tại chỗ.

Đây là điểm nhấn giúp showroom tạo ấn tượng thực tế với khách hàng tiềm năng, đồng thời giúp báo chí, đối tác truyền thông ghi nhận các thông tin nổi bật về sản phẩm và dịch vụ trong ngày khai trương.

3.3. Ghi hình và truyền thông sự kiện

Buổi lễ khai trương có thể kết thúc sau vài tiếng, nhưng những hình ảnh, video và bài truyền thông sẽ giúp showroom tạo ấn tượng dài lâu với khách hàng và đối tác. Đây được xem là nguồn tư liệu quý giá để doanh nghiệp sử dụng cho truyền thông, quảng bá sau sự kiện.

Trước ngày sự kiện, hãy thống nhất trước với ekip quay phim – chụp ảnh những khoảnh khắc bắt buộc phải có:

• Hình ảnh khách mời check-in tại khu vực backdrop
• Các phát biểu quan trọng từ đại diện thương hiệu, ban lãnh đạo
• Cắt băng khánh thành
• Không gian showroom
• Giao lưu, trao quà, ký kết hợp tác (nếu có)

Quà giao lưu sao sự kiện khai trương

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn có thể tận dụng toàn bộ tư liệu ghi hình để tạo ra các nội dung truyền thông sau:

• Video highlight (Khoảng 60 – 90 giây): Tóm lược không khí toàn chương trình để chạy quảng cáo hoặc đăng fanpage.
• Ảnh đẹp có chọn lọc: Sử dụng để đăng từng post theo tuần, vừa giữ tương tác vừa nhắc lại hình ảnh thương hiệu.
• Bài viết tổng hợp: Có thể gửi báo chí hoặc đăng blog trên website showroom.

4. Lỗi thường gặp khi tự tổ chức lễ khai trương showroom ô tô

4.1. Không xin giấy phép tổ chức sự kiện

Nhiều doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương mà không xin giấy phép từ cơ quan chức năng, dẫn đến việc sự kiện bị đình chỉ hoặc xử phạt hành chính. Theo quy định, việc tổ chức sự kiện công cộng như lễ khai trương cần có giấy phép từ Sở Văn hóa và Thể thao hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/thành phố nơi tổ chức sự kiện.

4.2. Thiếu kế hoạch chi tiết và phân công rõ ràng

Một số doanh nghiệp không lập kế hoạch chi tiết cho lễ khai trương, dẫn đến việc thiếu sót trong khâu chuẩn bị, phân công công việc không rõ ràng, gây ra sự lộn xộn và thiếu chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức.

4.3. Thiếu kiểm tra hệ thống kỹ thuật dẫn đến sự cố sân khấu

Các sự cố như âm thanh chập chờn, micro hú, ánh sáng yếu, màn chiếu không hiển thị,… là tình trạng dễ gặp nếu không có bước kiểm tra tổng thể kỹ thuật trước giờ G.

Đặc biệt trong sự kiện mang tính chất trang trọng như lễ khai trương showroom ô tô thì chỉ cần một lỗi nhỏ về kỹ thuật cũng có thể phá vỡ toàn bộ cảm xúc, khiến trải nghiệm của khách mời bị gián đoạn và để lại ấn tượng không tốt.

Rehearsal trước khi bắt đầu sự kiện

Lưu ý: Luôn tổ chức buổi chạy thử chương trình ít nhất 1 ngày hoặc trước khi diễn ra sự kiện từ 2 – 3 tiếng, có mặt đầy đủ MC, điều phối, kỹ thuật viên để rà soát toàn bộ thiết bị nhằm đảm bảo mọi thứ đều hoạt động ổn định.

4.4 Không có phương án dự phòng cho thời tiết hoặc sự cố phát sinh

Đừng đặt cược cả sự kiện vào kế hoạch “nếu trời đẹp” mà không tính đến tình huống thời tiết xấu hay sự cố bất ngờ (mất điện, xe gặp trục trặc kỹ thuật, khách đến muộn…). Đây là lỗi sơ đẳng mà nhiều người mắc phải khi lần đầu tự tổ chức khai trương showroom, và ngay khi gặp sự cố, cả ekip trở nên lúng túng không biết xoay xở ra sao.

Giải pháp: Luôn chuẩn bị phương án dự phòng, có thể là dời không gian sự kiện vào trong showroom, bố trí nhà bạt, mái che, hệ thống phát điện, hoặc timeline linh hoạt để điều chỉnh nếu cần kéo dài hoặc rút gọn chương trình.

5. KLC Media – Dịch vụ tổ chức lễ khai trương showroom ô tô chuyên nghiệp từ A-Z

Với 6 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện doanh nghiệp, KLC Media đồng hành với hơn 200 nhãn hàng trong ngoài nước, triển khai thành công 300+ dự án đặc biệt là những dự án tổ chức lễ khai trương.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ A-Z để đảm bảo khách hàng không phải lo lắng bất kỳ khâu nào trong toàn quá trình triển khai dự án:

• Tiếp nhận brief – tư vấn ý tưởng – xây dựng concept sự kiện
• Thiết kế nhận diện, không gian, sân khấu
• Xin giấy phép tổ chức (nếu cần)
• Thi công, lắp đặt, vận hành toàn bộ hệ thống
• Tổ chức chương trình, điều phối nhân sự & kỹ thuật
• Ghi hình – truyền thông sự kiện
• Báo cáo, nghiệm thu, bàn giao toàn bộ kết quả

Toàn bộ trang thiết bị sự kiện được đầu tư hiện đại, chuyên nghiệp, không phát sinh ngoài luồng, cam kết hiệu quả truyền thông thực tế.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức lễ khai trương showroom ô tô chuyên nghiệp, KLC Media sẵn sàng đồng hành. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết:

📞 0899 912 525

📩 info@klcmedia.vn

🌐 klcmedia.vn

🏢 105-107 Nguyễn Công Trứ, P. Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP. HCM