KẾ HOẠCH TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG QUÁN CÀ PHÊ TỪ A-Z

Tổ chức lễ khai trương quán cà phê là thời điểm quan trọng để giới thiệu thương hiệu và thu hút những vị khách đầu tiên. Dù quy mô lớn hay nhỏ, buổi lễ vẫn cần được chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu chọn ngày, mâm cúng, setup không gian đến cách đón tiếp và truyền thông. Bài viết này KLC Media sẽ hướng dẫn bạn lên kế hoạch khai trương quán từ A-Z, giúp giảm rủi ro phát sinh và tạo ấn tượng tốt trong mắt khách mời.

Tóm Tắt Nội Dung

1. Đừng để sơ suất nhỏ làm hỏng buổi khai trương

Bạn đã dành hàng tháng trời để lên ý tưởng, decor không gian, chọn menu, tuyển nhân viên… và ngày tổ chức lễ khai trương quán cà phê chính là lúc mọi thứ chính thức bước ra ánh sáng. Nhưng có một điều mà không ít chủ quán từng nếm trải: đó là chỉ cần vài thiếu sót nhỏ thôi cũng đủ khiến buổi lễ mất điểm trong mắt khách hàng. Dưới đây là những chi tiết bạn nên kiểm tra kỹ:

Lễ khai trương chuỗi cà phê thương hiệu Trung Nguyên Legend tại Thượng Hải, Trung Quốc

1.1. Setup không gian quán gọn gàng, chỉn chu

Dù bạn theo phong cách tối giản, hiện đại hay vintage, thì điểm chung vẫn là: quán cần ngăn nắp và sạch sẽ.

Sắp xếp bàn ghế ngay ngắn, lối đi thông thoáng
Dọn sạch các vật dụng chưa dùng đến: thùng carton, dây điện, vật liệu thi công còn sót lại
Kiểm tra các chi tiết decor: đèn trang trí, cây cảnh, bảng hiệu… đã ổn định và đẹp mắt chưa

Setup không gian quán gọn gàng, chỉn chu trong ngày tổ chức lễ khai trương quán cà phê

1.2. Kiểm tra hệ thống điện, đèn, máy POS, wifi, máy lạnh…

Không ít quán cà phê vừa khai trương đã gặp tình huống dở khóc dở cười như mất điện đột ngột, máy quẹt thẻ bị lỗi, wifi chập chờn, hoặc máy lạnh không hoạt động giữa trưa nắng. Các yếu tố này trực tiếp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách hàng. Hãy kiểm tra tất cả thiết bị kỹ lưỡng:

Điện, nước, máy lạnh, đèn chiếu sáng hoạt động ổn định
Wifi đủ mạnh, có pass dễ nhớ (có thể in và dán tại quầy hoặc từng bàn)
Máy POS, máy in bill, máy cà thẻ… test thử để tránh lỗi vào giờ cao điểm

Kiểm tra hệ thống điện, đèn, máy POS, wifi, máy lạnh,… trước buổi khai trương để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra

1.3. Đội ngũ nhân viên đã được training kỹ càng chưa?

Sự chỉn chu của nhân viên phản ánh trực tiếp hình ảnh của quán. Nhân viên phục vụ chậm, giao tiếp thiếu tự tin, không nắm rõ menu hoặc cách xử lý đơn hàng sẽ khiến khách cảm thấy khó chịu. Vì vậy, trước ngày tổ chức lễ khai trương quán cà phê, bạn nên:

Tổ chức buổi chạy bán thử để tập quy trình phục vụ, lên đơn, xử lý tình huống
Phân công rõ từng vai trò: người order, người phục vụ, người quản lý,…
Chuẩn bị kịch bản xử lý các tình huống bất ngờ (quá tải khách, lỗi món, khách phản hồi không tốt…)

Sự chỉn chu của nhân viên phản ánh trực tiếp hình ảnh của quán

1.4. Vị trí giữ xe, người trông xe, biển hướng dẫn lối vào

Khai trương thường đông khách, nên việc để xe và lối vào là điều không thể bỏ qua. Hãy bố trí khu vực giữ xe rõ ràng, có người hướng dẫn và trông xe. Nếu quán nằm trong hẻm hoặc vị trí khó tìm, cần có bảng hướng dẫn cụ thể đặt ở nơi dễ nhìn để khách dễ tiếp cận.

2. Khai trương quán chọn ngày nào thì “trộm vía”?

Tùy vào niềm tin và điều kiện thực tế, bạn có thể chọn ngày tổ chức lễ khai trương quán cà phê theo những hướng sau:

2.1. Nếu xem phong thủy: chọn ngày hoàng đạo, giờ tốt, hợp tuổi

Chọn ngày hoàng đạo, giờ tốt, tránh ngày xung tuổi
Ưu tiên các ngày rơi vào đầu tháng âm lịch, vì nhiều người tin rằng “đầu xuôi thì đuôi lọt”
Có thể mời thầy phong thủy hoặc chuyên gia chọn ngày nếu bạn đầu tư bài bản

2.2. Nếu không theo hệ tâm linh: chọn ngày rơi vào cuối tuần, sáng sớm hoặc chiều mát

Chọn cuối tuần (thứ 7 hoặc chủ nhật): khách có thời gian rảnh rỗi và dễ đi café

Khung giờ khai trương lý tưởng:

Buổi sáng: từ 8h – 10h30 (trời mát, khách dễ có tâm lý muốn thưởng thức cà phê sáng)
Buổi chiều: từ 16h – 18h (thời điểm chill, thuận tiện mời khách tới dự)

Việc tổ chức lễ khai trương quán cà phê vào khung giờ hợp lý giúp tăng tỷ lệ khách đến tham dự và tương tác tích cực

3. Mâm cúng khai trương chỉn chu cần những gì?

Dù bạn là người tin tâm linh hay chỉ muốn làm cho yên lòng, thì mâm cúng khai trương vẫn nên được chuẩn bị chu đáo. Không cần quá rườm rà hay tốn kém, điều quan trọng là sự thành tâm và chỉn chu, đó cũng là cách thể hiện sự nghiêm túc với việc kinh doanh của bạn.

3.1. Danh sách các lễ vật cơ bản

Gợi ý mâm cúng – đúng chuẩn – dễ chuẩn bị:

Hoa tươi: Hoa cúc, hoa đồng tiền, hoặc hoa hồng – mang ý nghĩa may mắn, tài lộc.
Trái cây: 1 mâm ngũ quả gồm các loại trái cây tươi ngon, có màu sắc hài hòa.
Nhang & nến: Một bó nhang và hai cây nến để thắp trong suốt lễ cúng.
Rượu và nước: 1 cặp ly rượu trắng và 1 cặp ly nước lọc tinh khiết.
Trà: 1 ấm trà nóng, kèm bộ chén nhỏ để rót dâng.
Bánh kẹo: Một đĩa bánh kẹo đủ loại, tượng trưng cho sự ngọt ngào, khởi đầu thuận lợi.
Gà luộc: Gà trống nguyên con, luộc vàng đều, đặt trên đĩa lớn.
Xôi: Xôi gấc, xôi đậu xanh
Heo quay nhỏ (hoặc thịt luộc): Tùy điều kiện, có thể dùng miếng thịt heo luộc hoặc một con heo quay mini để tượng trưng.
Tiền vàng mã: Một bộ vàng mã cơ bản để đốt sau khi lễ hoàn tất.
Trầu cau: Một cặp trầu têm sẵn.
Muối & gạo: Mỗi loại một chén nhỏ, thể hiện sự đầy đủ, an khang.
Đèn cầy: 2 cây đèn nhỏ, thắp sáng suốt buổi lễ.
Dĩa gạo + muối + dao: Đặt phía sau bàn cúng – theo quan niệm dân gian giúp xua tà, trấn yểm.
Bánh chưng hoặc bánh tét: Một cặp bánh truyền thống – tuỳ theo vùng miền

Mâm cúng “tâm linh – chỉn chu” cần những gì?

Mẹo nhỏ: Nếu bạn không rành lễ nghi, có thể đặt mâm cúng trọn gói tại các dịch vụ chuyên nghiệp (có đầy đủ vật phẩm và hướng dẫn bày biện đúng cách) – tiết kiệm thời gian nhưng vẫn trang trọng.

3.2. Hướng bàn cúng và thời gian cúng phù hợp

Gợi ý hướng đặt bàn cúng:

Đặt trước cửa quán, quay ra ngoài (hướng ra đường lớn) – tượng trưng cho việc “đón khách, đón lộc”.
Tránh quay bàn cúng vào trong nhà hoặc quay về hướng nhà vệ sinh, nhà kho, sẽ dễ gây “tắc lộc”, không cát lành.

Khung giờ tốt thường nằm trong khoảng:

6h – 9h sáng
9h – 11h trưa
13h – 15h chiều

Có thể nhờ thầy xem ngày/giờ tốt nếu bạn là người kỹ lưỡng.

Tránh cúng sau 17h vì không còn là giờ “vượng dương”, không phù hợp cho khởi đầu

3.3. Văn khấn lễ khai trương: Ai là người đọc, đọc sao cho đúng?

Người đứng tên kinh doanh (chủ quán) là người đọc chính.
Trong trường hợp bất khả kháng, có thể nhờ người thân tín đại diện.

Nội dung văn khấn tổ chức lễ khai trương quán cà phê đầy đủ nhất (mẫu tham khảo):

Nam mô A Di Đà Phật!

Con lạy chín phương Trời, mười phương Chư Phật, Chư Phật mười phương.

Con kính lạy Quan Đương niên Hành khiển Thái Tuế đức Tôn thần.

Con kính lạy các ngài Bản cảnh Thành hoàng chư vị Đại Vương.

Con kính lạy các Ngài Ngũ phương, Ngũ thổ, Long mạch, Tài thần, Định phúc Táo quân, chư vị Tôn thần.

Con kính lạy các Thần linh cai quản trong khu vực này.

Tín chủ (chúng) con là: ………………………………………….

Hôm nay là ngày… tháng… năm… (âm lịch), tín chủ con thành tâm sắm sửa lễ vật, hương hoa trà quả, thắp nén tâm hương dâng lên trước án, lòng thành tâu rằng:

Tín chủ con xây cất (hoặc thuê được) một ngôi hàng ở tại xứ này (địa chỉ)…, nay muốn khai trương khởi đầu việc kinh doanh phục vụ nhân sinh, phục vụ sinh hoạt. Do đó, chúng con chọn được ngày lành tháng tốt, sắm sanh lễ vật, cáo yết Tôn thần, dâng cùng Bách linh… cúi mong soi xét.

Chúng con kính mời quan Đương niên, quan Đương cảnh, quan Thần linh Thổ địa, Định phúc Táo quân cùng các ngài Địa chúa Long Mạch cùng tất cả Thần linh cai quản khu vực này linh thiêng giáng hiện trước hương án, thụ hưởng lễ vật, chứng giám lòng thành.

Cúi xin các vị phù hộ cho chúng con buôn bán hanh thông, làm ăn thuận lợi, lộc tài vượng tiến, cần gì được nấy, nguyện gì cũng thành.

Tín chủ lại mời các vị Tiền chủ, Hậu chủ cùng chư vị Hương linh y thảo phụ mộc ngụ trong khu vực này, xin hãy tới đây thụ hưởng lễ vật, phù trì cho tín chủ con làm ăn buôn bán gặp nhiều may mắn.

Chúng con lễ bạc tâm thành, trước án kính lễ, cúi xin được phù hộ độ trì.

Nam mô A Di Đà Phật!

4. Buổi lễ khai trương bắt trọn vibe cần chuẩn bị những gì?

Để tổ chức lễ khai trương quán cà phê thật chỉn chu và đáng nhớ bạn cần chuẩn bị đầy đủ cả về mặt hình ảnh, trải nghiệm và truyền thông, giúp thương hiệu ghi dấu ấn từ ngày đầu ra mắt.

4.1. Thuê MC, PG, người dẫn lễ, điều phối chương trình

Một buổi lễ khai trương quán cà phê có chất lượng cần một MC chuyên nghiệp, truyền cảm, biết tạo không khí tích cực.
PG hỗ trợ đón khách, phát quà; người điều phối giúp đảm bảo timeline không bị gián đoạn.

Thuê MC, PG, người dẫn lễ, điều phối chương trình tại buổi lễ khai trương quán cà phê

4.2. Setup âm thanh – ánh sáng – background – sân khấu mini

Âm thanh: Nếu không thuê đơn vị sự kiện, bạn chỉ cần một loa kéo di động chất lượng tốt (1 – 1.5 triệu/ngày thuê), có mic không dây là đủ.\
Ánh sáng: Đối với lễ khai trương ban ngày, chỉ cần tận dụng ánh sáng tự nhiên. Nếu buổi chiều – tối, nên thuê thêm 2 đèn par đơn giản hoặc spotlight.
Background & sân khấu: Setup góc check-in với backdrop có in logo thương hiệu, câu slogan hoặc bảng tên quán. Nếu không có sân khấu, chỉ cần bố trí 1 khu vực nổi bật để MC, khách mời phát biểu.

4.3. Tổ chức mini game, tặng voucher, chương trình check-in nhận quà

Đây là “vũ khí” quan trọng giúp tạo cảm xúc, tăng trải nghiệm và tạo ra content lan truyền cho ngày khai trương:

Mini game: Vòng quay may mắn với quà tặng đơn giản như: túi vải, sổ tay, voucher giảm giá…
Check-in nhận quà: Yêu cầu khách chụp hình, tag fanpage hoặc đăng story để được nhận nước miễn phí, topping miễn phí hoặc quà nhỏ.
Tặng voucher: Tặng voucher 10% – 20% cho lần quay lại kế tiếp là cách giữ chân khách hàng sau lễ khai trương.

Tổ chức mini game, tặng voucher, chương trình check-in nhận quà

4.4. Mời KOLs, food reviewer, khách mời đặc biệt

Đây là bước giúp buổi khai trương quán cà phê có hiệu ứng truyền thông mạnh hơn:

Với quán nhỏ, nên mời micro-KOLs (follower từ 5.000 – 20.000), đặc biệt là các reviewer đồ uống, lifestyle tại địa phương/ khu vực.
Mời một vài khách mời đặc biệt: bạn bè nổi tiếng trong trường, hội nhóm cộng đồng, hoặc khách hàng từng mua online (nếu có).

Gợi ý: Có thể mời 1-2 reviewer đổi lại bằng hình thức barter: free đồ uống, tặng quà + post review.

4.5. Truyền thông: Livestream, chụp hình, quay video khai trương

Chuẩn bị 1 điện thoại chất lượng tốt + tripod + mic cài áo để livestream trên fanpage. Nội dung có thể là: giới thiệu menu, tour không gian, phỏng vấn khách.
Thuê 1 photographer bán chuyên chụp ảnh để lấy ảnh làm tư liệu truyền thông sau khai trương.
Video hậu trường, video reaction khách thử cà phê có thể quay bằng điện thoại, máy quay…

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói – Chuyên Nghiệp 2025

Bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức lễ khai trương quán cà phê trọn gói, chuyên nghiệp?

KLC Media hân hạnh đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong việc lên ý tưởng – triển khai – truyền thông cho lễ khai trương một cách chỉn chu. KLC Meida cung cấp giải pháp trọn gói từ A–Z, bao gồm: