TỔ CHỨC SỰ KIỆN DOANH NGHIỆP TRONG KỶ NGUYÊN SỐ

Ngày nay, sự kiện doanh nghiệp dần trở thành công cụ chiến lược phổ biến giúp nâng cao nhận diện thương hiệu, kết nối khách hàng và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, các sự kiện không chỉ dừng lại ở hình thức truyền thống mà còn được nâng cấp với nhiều xu hướng mới như sự kiện thực tế ảo, ứng dụng công nghệ cao hay trí tuệ nhân tạo… Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng tận dụng hiệu quả sức mạnh này, dẫn đến sự lãng phí về ngân sách, thời gian và nguồn lực.

Vậy doanh nghiệp cần làm gì để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tối ưu hiệu quả? Bài viết này KLC Media sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về xu hướng tổ chức sự kiện trong kỷ nguyên số, lý do nên hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và những yếu tố quan trọng cần lưu ý.

1. Sự kiện doanh nghiệp có đang bị đánh giá thấp?

Trong chiến lược truyền thông Marketing, nhiều doanh nghiệp ưu tiên quảng cáo số vì tính nhanh chóng, dễ đo lường, trong khi sự kiện doanh nghiệp lại được cho là tốn kém và khó đánh giá hiệu quả tức thì. Tuy nhiên, sự kiện không chỉ giúp xây dựng thương hiệu mà còn tạo trải nghiệm sâu sắc, xây dựng lòng trung thành và thúc đẩy doanh số bền vững. Liệu doanh nghiệp có đang đánh giá thấp tiềm năng của hình thức này?

Sân khấu sôi động sự kiện Gala Dinner Dong Yin

1.1 Những lầm tưởng khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp

[1] Sự kiện chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn: Một số tổ chức nhỏ và vừa cho rằng chỉ những tập đoàn lớn mới có đủ nguồn lực để tổ chức sự kiện hiệu quả. Trên thực tế, sự kiện có nhiều quy mô và hình thức khác nhau, từ hội thảo trực tuyến, workshop đến các buổi networking nhỏ, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc tiếp cận khách hàng và đối tác.

Không gian tại sự kiện ra mắt sản phẩm mới – Sadona

[2] Sự kiện không mang lại giá trị kinh doanh rõ ràng: Một số doanh nghiệp chưa thấy được mối liên hệ trực tiếp giữa sự kiện và kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, khi được triển khai có chiến lược, sự kiện có thể giúp mở rộng tệp khách hàng, nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu và thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi.

[3] Tổ chức sự kiện là đủ, không cần chiến lược truyền thông: Một số doanh nghiệp tập trung vào khâu tổ chức nhưng chưa đầu tư vào chiến lược truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Nguyên do này có thể làm giảm mức độ tiếp cận và ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của sự kiện.

1.2 Những ngành nghề nào đang tận dụng hiệu quả sức mạnh sự kiện doanh nghiệp?

Nhiều ngành nghề hiện nay đang khai thác sự kiện như một công cụ quan trọng trong chiến lược phát triển. Một số lĩnh vực tiêu biểu bao gồm:

Công nghệ, phần mềm: Các hội nghị, sự kiện ra mắt sản phẩm hoặc webinar giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tác và khách hàng tiềm năng, đồng thời giới thiệu các giải pháp công nghệ mới.
Bán lẻ, thương mại điện tử: Sự kiện khai trương, hội chợ thương mại hoặc livestream bán hàng là những hình thức được sử dụng để tăng mức độ tương tác và thúc đẩy doanh số.
Giáo dục, đào tạo: Các hội thảo chuyên đề, workshop kỹ năng hay sự kiện định hướng nghề nghiệp giúp doanh nghiệp trong lĩnh vực này kết nối với học viên và đối tác.
Bất động sản: Sự kiện mở bán dự án, hội nghị đầu tư giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng mục tiêu và xây dựng niềm tin trên thị trường.
Dịch vụ F&B: Sự kiện ra mắt sản phẩm, trải nghiệm dùng thử hoặc lễ hội ẩm thực giúp doanh nghiệp gia tăng sự nhận diện và thu hút khách hàng mới.

Tựu trung, việc ứng dụng sự kiện vào hoạt động kinh doanh có thể mang lại nhiều lợi ích, tùy thuộc vào cách doanh nghiệp thiết kế, tổ chức và tối ưu hóa chiến lược tiếp cận.

Lễ Khởi Động Nhà Ở CNC Long Bình Tân

2. Xu hướng tổ chức sự kiện doanh nghiệp trong kỷ nguyên số

2.1 Xu hướng sự kiện ảo (Virtual Event) và sự kiện hỗn hợp (Hybrid Event)

Sự kiện ảo (Virtual Event): Là sự kiện diễn ra hoàn toàn trên các nền tảng trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams hay các phần mềm chuyên dụng như Hoppin. Người tham gia có thể theo dõi hội thảo, hội nghị, hoặc triển lãm ngay tại nhà mà không cần đến địa điểm tổ chức. Các công nghệ như thực tế ảo (VR) hoặc thực tế tăng cường (AR) cũng được tích hợp để giúp sự kiện trực tuyến trở nên sinh động hơn.

VR Tour 360 – Sự kiện Triển lãm ảo – Bảo Việt Nhân Thọ

Sự kiện Offline – Online hỗn hợp (Hybrid Event): Đây là sự kiện kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều người hơn. Những ai không thể đến tham dự trực tiếp vẫn có thể theo dõi từ xa thông qua livestream. Hình thức này rất phổ biến trong hội nghị, ra mắt sản phẩm hay sự kiện khách hàng.

Xu hướng tổ chức sự kiện hỗn hợp – Hybrid Event

2.2 Xu hướng ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI)

Trợ lý ảo & chatbot: Các chatbot AI được tích hợp vào website hoặc ứng dụng sự kiện giúp giải đáp thắc mắc nhanh chóng, hướng dẫn khách tham dự và cung cấp thông tin quan trọng theo thời gian thực. Nhờ khả năng hoạt động trên nhiều nền tảng nhắn tin khác nhau, chatbot giúp giảm tải công việc cho ban tổ chức và nâng cao trải nghiệm người dùng.

Cá nhân hóa trải nghiệm: AI có thể ghi nhận hành vi và sở thích của người tham dự để đề xuất lịch trình, hội thảo hoặc nội dung phù hợp, giúp sự kiện trở nên hấp dẫn hơn vì mỗi khách tham gia đều nhận được những gợi ý mang tính cá nhân.

Loại bỏ rào cản ngôn ngữ: AI hỗ trợ dịch thuật tự động, giúp các sự kiện quốc tế tiếp cận được nhiều đối tượng hơn. Những công cụ AI có thể dịch nội dung bài phát biểu, tài liệu hoặc thậm chí là phiên dịch trực tiếp, giúp khách tham dự dễ dàng theo dõi thông tin mà không bị giới hạn bởi ngôn ngữ.

Xu hướng ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo vào tổ chức sự kiện

2.3 Xu hướng kết hợp với Influencer & Livestreaming

Trong thời đại số, việc tận dụng sức ảnh hưởng của các KOL (Key Opinion Leaders) và Influencer (Người có tầm ảnh hưởng) giúp sự kiện tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu và tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ. Những người có sức ảnh hưởng trong ngành hoặc lĩnh vực liên quan không chỉ giúp thu hút sự chú ý mà còn tạo sự tin tưởng, tăng độ phủ sóng cho thương hiệu.

Bên cạnh đó, livestreaming đã trở thành xu hướng phổ biến, giúp sự kiện tiếp cận hàng nghìn, thậm chí hàng triệu người xem trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, YouTube, TikTok…

Xu hướng kết hợp với Influencer & Livestreaming trong sự kiện

Sự kết hợp Influencer và Livestreaming đặc biệt mang hiệu quả trong các sự kiện ra mắt sản phẩm, hội thảo chuyên ngành, lễ trao giải hoặc các chương trình kích hoạt thương hiệu (brand activation).

2.4 Xu hướng ứng dụng công nghệ cao: 3D Mapping, Nhạc nước, Hologram…

Sự kiện doanh nghiệp ngày nay ngoài nội dung hấp dẫn mà còn phải gây ấn tượng mạnh về mặt hình ảnh và trải nghiệm. Các công nghệ cao như 3D Mapping, nhạc nước, Hologram đang được ứng dụng để tạo ra không gian trình diễn hoành tráng và thu hút người tham dự.

3D Mapping: Công nghệ trình chiếu ánh sáng lên các bề mặt như tòa nhà, sân khấu hoặc vật thể giúp tạo hiệu ứng thị giác ấn tượng. Đây là lựa chọn phổ biến trong các sự kiện ra mắt sản phẩm, kỷ niệm thương hiệu hoặc lễ hội doanh nghiệp.

Công nghệ 3D Mapping tại triển lãm nghệ thuật Van Gogh

Nhạc nước: Hệ thống phun nước kết hợp âm nhạc và ánh sáng LED tạo nên màn trình diễn độc đáo, thường được sử dụng trong các sự kiện ngoài trời hoặc lễ kỷ niệm lớn.

Trình diễn nhạc nước tại Vinpearl Land Nha Trang

Hologram: Cho phép tạo ra hình ảnh ba chiều sống động, giúp các bài thuyết trình, giới thiệu sản phẩm hoặc trình diễn nghệ thuật trở nên khác biệt và đáng nhớ.

Công nghệ Hologram trong sự kiện chiếu sáng nghệ thuật

Những công nghệ này không chỉ giúp sự kiện trở nên hiện đại mà còn tăng tính tương tác, để lại ấn tượng mạnh mẽ trong tâm trí khách tham dự.

2.5 Sự kiện định hướng bền vững (Sustainable Event)

Xu hướng tổ chức sự kiện thân thiện với môi trường đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Việc áp dụng các giải pháp bền vững giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường đồng thời tạo dựng hình ảnh thương hiệu có trách nhiệm, thu hút sự quan tâm và ủng hộ từ khách hàng và đối tác. Một số giải pháp phổ biến trong sự kiện bền vững như:

Giảm thiểu rác thải: Hạn chế sử dụng vật liệu nhựa dùng một lần, thay thế bằng các vật liệu có thể tái chế hoặc phân hủy sinh học.
Ứng dụng công nghệ số: Thay vì in ấn tài liệu, vé giấy hay bảng tên, các sự kiện hiện đại chuyển sang vé điện tử, QR code và tài liệu số hóa.
Sử dụng năng lượng tái tạo: Các sự kiện ngoài trời có thể tận dụng nguồn năng lượng mặt trời hoặc lựa chọn địa điểm có chính sách sử dụng năng lượng xanh.
Thực phẩm thân thiện với môi trường: Thúc đẩy lựa chọn nhóm thực phẩm hữu cơ, thực đơn thuần chay và hạn chế lãng phí thực phẩm…

Sự kiện trồng cây – Vinfast Club

Xu hướng này đặc biệt phù hợp với các sự kiện cộng đồng, hội nghị doanh nghiệp có giá trị ESG (Environmental, Social, and Governance), hoặc các thương hiệu mong muốn xây dựng hình ảnh bền vững trong mắt khách hàng.

3. Vì sao doanh nghiệp cần hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp địa điểm, khách mời hay chương trình. Để tạo nên một sự kiện ấn tượng, chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả thực sự, doanh nghiệp cần sự hỗ trợ từ các đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm và uy tín trong ngành. Dưới đây là 03 lý do quan trọng:

3.1 Tối ưu chi phí và nguồn lực nội bộ

Nhiều doanh nghiệp cho rằng tự tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm chi phí, nhưng thực tế lại có thể phát sinh nhiều khoản không lường trước. Một đơn vị chuyên nghiệp có sẵn mạng lưới đối tác về địa điểm, thiết bị, nhân sự và có thể giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, thương lượng giá tốt hơn, đồng thời tránh lãng phí nguồn lực nội bộ.

Bên cạnh đó, việc phân công nhân sự nội bộ để tự tổ chức sự kiện có thể làm giảm hiệu suất công việc chính của họ. Hợp tác với một đơn vị chuyên nghiệp giúp đội ngũ doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà không bị phân tán nguồn lực.

Trình diễn văn nghệ lễ khai trương nâng cấp bệnh viện Tân Tạo

3.2 Đảm bảo tính chuyên nghiệp và tính nhất quán toàn sự kiện

Một sự kiện thành công không chỉ cần ý tưởng hay mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và triển khai đồng bộ từ khâu lên kế hoạch, thiết kế chương trình, đến vận hành thực tế. Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có quy trình chặt chẽ, giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và hạn chế tối đa rủi ro.

Ngoài ra, tính nhất quán trong thông điệp thương hiệu cũng rất quan trọng. Một sự kiện chuyên nghiệp sẽ được xây dựng phù hợp với chiến lược truyền thông tổng thể của doanh nghiệp, giúp thương hiệu tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và đối tác.

3.3 Ứng dụng công nghệ hiện đại nhằm nâng cao trải nghiệm khách mời

Trong kỷ nguyên số, công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm sự kiện. Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể cung cấp và triển khai nhiều công nghệ tiên tiến như:

Ứng dụng sự kiện giúp khách mời dễ dàng theo dõi lịch trình, tương tác trực tuyến
Công nghệ check-in thông minh (QR code, nhận diện khuôn mặt) giảm thiểu thời gian chờ đợi
Trải nghiệm thực tế ảo (VR), thực tế tăng cường (AR) để tạo điểm nhấn ấn tượng
Livestreaming & tương tác số giúp mở rộng phạm vi tiếp cận và thu hút sự tham gia của khán giả từ xa…

Trình diễn văn nghệ độc đáo sự kiện Lễ Khai Mạc – Trưng Bày Ra Mắt Hiệp Hội Cửa Việt Nam

Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói – Chuyên Nghiệp

4. Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp trong thời đại số

4.1 Cân bằng trải nghiệm công nghệ

Việc ứng dụng công nghệ trong sự kiện giúp tối ưu quy trình tổ chức, nâng cao mức độ tương tác và mở rộng phạm vi tiếp cận. Tuy nhiên, nếu không có sự cân bằng hợp lý, công nghệ có thể làm giảm đi đáng kể trải nghiệm thực tế của khách mời.

Một số nguyên tắc quan trọng:

Tính phù hợp: Công nghệ cần hỗ trợ đúng mục tiêu của sự kiện. Ví dụ, sự kiện triển lãm có thể áp dụng công nghệ thực tế tăng cường (AR) để khách tham quan trải nghiệm sản phẩm một cách trực quan hơn. Trong khi đó, sự kiện hội nghị trực tuyến có thể triển khai ứng dụng/ phần mềm giúp khách tham dự theo dõi lịch trình và kết nối với diễn giả.
Tính tiện dụng: Dễ sử dụng và không gây gián đoạn. Việc tích hợp quá nhiều ứng dụng hoặc nền tảng kỹ thuật số có thể gây khó khăn cho người tham gia, đặc biệt là những người ít tiếp xúc với công nghệ.
Tính hỗ trợ: Công nghệ nên đóng vai trò bổ trợ chứ không thay thế hoàn toàn trải nghiệm thực tế. Chẳng hạn, trong một sự kiện giao lưu khách hàng, việc sử dụng công cụ networking thông minh có thể giúp kết nối những người có cùng mối quan tâm, nhưng không nên thay thế hoàn toàn các cuộc trò chuyện trực tiếp.

4.2 Xây dựng chiến lược truyền thông sự kiện nhất quán

Truyền thông là yếu tố quan trọng quyết định mức độ thành công của sự kiện. Một chiến lược truyền thông hiệu quả cần đảm bảo tính nhất quán, sáng tạo, có kế hoạch kiểm soát và đo lường hiệu quả, xử lý rủi ro… Đặc biệt phải thỏa mãn được các mục tiêu truyền thông mà doanh nghiệp đã đề ra trong từng giai đoạn: Trước – Trong – Sau sự kiện.

4.3 Đo lường hiệu quả sự kiện: Những chỉ số doanh nghiệp không thể bỏ qua

Việc đo lường hiệu quả sự kiện giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công và tối ưu chiến lược tổ chức trong tương lai. Dưới đây là bảng tổng hợp các chỉ số quan trọng:

Chỉ số	Mô tả
Hoạt động truyền thông trên mạng xã hội	Lượt thích, chia sẻ, bình luận, hashtag liên quan để đo lường mức độ lan tỏa.
Số lượng đăng ký và vé bán được	So sánh số người đăng ký với số người thực tế tham dự để đánh giá hiệu quả quảng bá.
Số lượng khách hàng tiềm năng mới	Số khách hàng quan tâm hoặc mua sản phẩm sau sự kiện.
Khảo sát sau sự kiện	Thu thập phản hồi về địa điểm, nội dung, trải nghiệm để đánh giá mức độ hài lòng.
Mức độ tương tác của người tham dự	Số lượng câu hỏi, phản hồi, đánh giá từ khách tham dự.
Tỷ lệ người tham dự quay trở lại	Xác định mức độ thu hút của sự kiện với khách hàng trung thành.
ROI (Tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư)	So sánh tổng chi phí với tổng doanh thu để đánh giá hiệu quả tài chính.
Chi phí trên mỗi người tham dự	Tính toán chi phí trung bình trên mỗi khách tham dự để tối ưu ngân sách.
Sự hài lòng của nhà tài trợ	Đánh giá mức độ hài lòng của nhà tài trợ dựa trên phản hồi và lợi ích họ nhận được.