Tổ chức sự kiện ngoài trời đang được nhiều doanh nghiệp chọn trong những năm gần đây bởi tính linh hoạt, không gian rộng rãi, thoải mái cùng concept trang trí cũng mới mẻ hơn tổ chức sự kiện trong nhà. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện ngoài trời cũng đi kèm những rủi ro khách quan như thời tiết, an ninh, giấy phép,…
Là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực Truyền thông – Tổ chức sự kiện doanh nghiệp, KLC Media nhanh chóng nắm bắt xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời, đồng hành cùng doanh nghiệp tạo nên những trải nghiệm độc đáo, cuốn hút và mang lại hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ trong năm 2025.
1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời là hình thức triển khai chương trình tại các không gian mở như công viên, bãi biển, sân vườn, rooftop hay khuôn viên resort. Khác với mô hình trong nhà vốn giới hạn bởi diện tích và thiết kế cố định, sự kiện ngoài trời tạo điều kiện cho không gian mở rộng, linh hoạt, phù hợp với các ý tưởng sáng tạo và trải nghiệm thực tế.
Tổ chức sự kiện ngoài trời với không gian thoáng đãng đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn
Hình thức này đặc biệt phù hợp với những sự kiện đề cao sự gắn kết, tương tác như lễ hội, ra mắt sản phẩm, tiệc thương hiệu, team building hay chương trình cộng đồng. Không gian ngoài trời mang lại cảm giác tự nhiên, thoáng đãng, giúp người tham dự dễ hòa mình vào tổng thể chương trình
2. Ưu & nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Ưu điểm:
- Tăng trải nghiệm thực tế và cảm xúc người tham dự
Không gian ngoài trời tạo điều kiện để người tham dự tương tác trực tiếp, di chuyển linh hoạt, hòa mình vào chương trình. Điều này giúp tăng cường trải nghiệm thực tế, đồng thời kích thích cảm xúc và sự gắn kết giữa thương hiệu và khách mời.
Không gian ngoài trời tạo điều kiện để khách tham dự dễ dàng di chuyển, tương tác trực tiếp
- Không gian linh hoạt, dễ sáng tạo concept
Tổ chức sự kiện ngoài trời cho phép triển khai nhiều ý tưởng độc đáo về bố cục, ánh sáng, trang trí và hoạt động trải nghiệm. Đây là nền tảng lý tưởng để xây dựng concept mang tính riêng biệt, tạo dấu ấn thương hiệu rõ nét.
- Gần gũi thiên nhiên, tạo cảm giác mới mẻ
Việc đưa người tham dự ra khỏi không gian đóng kín giúp tạo nên cảm giác thoải mái, thư giãn. Bầu không khí trong lành và cảnh quan tự nhiên góp phần mang lại một sự kiện tươi mới và dễ ghi nhớ.
Gần gũi với thiên nhiên tạo cảm giác mới mẻ cho khách mời tham dự
- Sức chứa lớn
So với không gian trong nhà, sự kiện ngoài trời thường được tổ chức với quy mô lớn, dễ dàng đáp ứng các sự kiện đông người mà không bị giới hạn bởi diện tích. Điều này phù hợp cho các chương trình lớn như lễ hội hay sự kiện cần sức chứa lớn.
Nhược điểm:
- Phụ thuộc thời tiết
Mưa lớn, gió mạnh hay nắng gắt có thể ảnh hưởng đến tiến độ tổ chức và trải nghiệm khách mời. Đây là yếu tố khó kiểm soát, đòi hỏi phương án dự phòng chi tiết.
Điều kiện thời tiết không thuận lợi có thể ảnh hưởng đến chất lượng chương trình
- Yêu cầu kỹ thuật cao
Việc vận hành hệ thống âm thanh, ánh sáng ngoài trời cần đến thiết bị chuyên dụng và đội ngũ kỹ thuật có kinh nghiệm. Mỗi địa hình, thời điểm tổ chức sẽ cần những điều chỉnh riêng.
- Vấn đề cấp phép, bảo đảm an ninh
Tổ chức ngoài trời thường cần xin phép sử dụng địa điểm, triển khai các phương án bảo vệ an toàn cho người tham dự và thiết bị. Nếu thiếu kinh nghiệm, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro phát sinh.
→ Giải pháp tối ưu: Hợp tác với đơn vị chuyên tổ chức sự kiện ngoài trời như KLC Media là lựa chọn an toàn và hiệu quả. KLC cung cấp giải pháp trọn gói, kiểm soát rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ trong mọi khâu chuẩn bị, vận hành.
3. Các sự kiện thường tổ chức ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp với nhiều loại hình chương trình nhờ vào không gian mở, dễ triển khai hoạt động tương tác và trình diễn quy mô lớn. Dưới đây là những sự kiện thường xuyên được lựa chọn tổ chức ngoài trời:
3.1. Lễ hội âm nhạc, sự kiện giải trí
Các chương trình như festival, countdown, showcase ca nhạc thường chọn không gian mở để dễ dàng bố trí sân khấu lớn, khu vực khán giả rộng rãi, tạo không khí sôi động. Không gian ngoài trời giúp tăng hiệu ứng ánh sáng, âm thanh và nâng cao trải nghiệm người tham dự.
Các buổi liveshow, countdown, festival,.. thường được tổ chức ngoài trời để đảm bảo sức chứa và không khí sôi động
3.2. Sự kiện khai trương
Khai trương cửa hàng, showroom, trung tâm thương mại… thường được tổ chức tại mặt tiền hoặc khu vực sân ngoài để thu hút sự chú ý, tạo dấu ấn truyền thông và gia tăng lượng khách tiếp cận trực tiếp.
Sự kiện khai trương nâng cấp bệnh viện Tân Tạo
>> Xem thêm: Bí quyết tổ chức sự kiện khai trương thu hút khách hàng
3.3. Team building, gala dinner
Đây là nhóm sự kiện hướng đến sự kết nối và tương tác cao. Không gian ngoài trời hỗ trợ triển khai hoạt động nhóm, trò chơi vận động, đồng thời tạo cảm giác thân mật cho phần tiệc tối.
Team building KLC Group
3.4. Sự kiện thể thao
Giải chạy, giải bóng đá,… thường được tổ chức ngoài trời nhằm khai thác tối đa không gian vận động. Đây là hình thức hiệu quả để lan tỏa thông điệp về sức khỏe và tinh thần thể thao.
Hội thao KLC Olympic
3.5. Lễ khởi công, động thổ
Những buổi lễ gắn liền với yếu tố phong thủy, đánh dấu bước khởi đầu dự án thường được tổ chức tại công trình thực tế. Không gian rộng cho phép các nghi thức truyền thống như cắt băng khánh thành, đặt viên gạch đầu tiên được thực hiện một cách trang trọng và dễ quan sát.
Lễ khởi công YinJu
3.6. Gian hàng hội chợ
Các gian hàng hội chợ cần không gian để tạo ra không khí sôi động nhằm thu hút đông đảo khách hàng tham quan. Không gian rộng rãi cho phép bố trí nhiều gian hàng với kích thước đa dạng, sắp xếp lối đi, khu vực trưng bày sản phẩm và các hoạt động trải nghiệm một cách dễ dàng.
Gian hàng trải nghiệm thanh toán 4.0 Sacombank
>> Xem thêm: Giải pháp thiết kế Booth – Gian hàng chuyên nghiệp cùng KLC Media
4. Các xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời
- Cá nhân hóa trải nghiệm bằng công nghệ số
Xu hướng tích hợp AR/VR trong các khu vực trải nghiệm, check-in ảo hoặc trò chơi tương tác giúp người tham dự chủ động khám phá và ghi dấu ấn riêng. Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng tầm trải nghiệm và tạo nên sự kiện khác biệt.
- Tổ chức sự kiện thân thiện với môi trường (Eco-friendly event)
Các thương hiệu hướng đến sự bền vững ngày càng ưu tiên vật liệu tái chế, trang trí xanh và giảm thiểu rác thải. Không gian sự kiện được thiết kế tối giản, hài hòa với thiên nhiên, thể hiện trách nhiệm với cộng đồng và môi trường.
- Kết hợp du lịch – hội nghị (MICE ngoài trời)
Doanh nghiệp ưa chuộng mô hình tổ chức hội nghị, triển lãm kết hợp nghỉ dưỡng tại các khu resort, khu sinh thái. Hình thức này giúp tối ưu hóa thời gian, tăng giá trị trải nghiệm và xây dựng mối quan hệ trong môi trường thư giãn.
- Địa điểm tổ chức độc đáo, mới lạ
Sự kiện ngoài trời không còn giới hạn ở bãi cỏ hay sân vườn mà mở rộng đến rooftop, nông trại, bến du thuyền, hay những khu vực có cảnh quan ấn tượng. Việc chọn lựa địa điểm lạ mắt giúp tạo dấu ấn thị giác và tăng tính thu hút.
Không gian tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc tạo cảm xúc cho khách hàng
- Sự kiện hybrid linh hoạt
Mô hình kết hợp giữa offline và livestream được ưa chuộng vì khả năng mở rộng tệp người tham dự. Hệ thống kỹ thuật hiện đại cho phép kết nối trực tuyến liền mạch, tạo hiệu quả truyền thông và lan tỏa vượt ngoài không gian tổ chức thực tế.
5. Gợi ý 5 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tuyệt đẹp tại TP.HCM
- Công viên Sala (Thủ Thiêm)
Với không gian rộng, thoáng đãng và vị trí gần trung tâm, công viên Sala phù hợp để tổ chức các sự kiện cộng đồng, lễ hội ngoài trời, chương trình nghệ thuật có quy mô lớn. Hệ thống cây xanh và thiết kế cảnh quan hiện đại tạo điều kiện lý tưởng cho các hoạt động trải nghiệm.
Công viên Sala – Địa điểm thường tổ chức các sự kiện quy mô
- Crescent Lake – Hồ Bán Nguyệt (Phú Mỹ Hưng)
Nằm tại khu đô thị cao cấp, khu vực Hồ Bán Nguyệt sở hữu khung cảnh hiện đại và mặt nước thoáng đãng. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện thương hiệu, tiệc tri ân, khai trương sản phẩm hoặc hoạt động giải trí có yếu tố nghệ thuật.
Crescent Lake Phú Mỹ Hưng
- Du thuyền Sài Gòn Princess
Tổ chức sự kiện trên du thuyền mang đến trải nghiệm sang trọng và khác biệt. Không gian mở hướng ra sông, kết hợp ánh sáng thành phố về đêm phù hợp với gala dinner, tiệc doanh nghiệp hoặc các buổi gặp gỡ đối tác cao cấp.
Du thuyền Sài Gòn Princess phù hợp để tổ chức các sự kiện cao cấp
- Rooftop khách sạn cao cấp
Các tầng thượng khách sạn nằm tại trung tâm thành phố sở hữu tầm nhìn đẹp, thích hợp cho sự kiện quy mô vừa như lễ ra mắt sản phẩm, buổi networking hay tiệc cocktail. Không gian rooftop tạo điều kiện để kết hợp hiệu ứng ánh sáng và âm nhạc sống động.
Rooftop khách sạn cao cấp cũng là 1 lựa chọn cho những sự kiện thân mật
- Sân vườn villa và event space
Khu vực Quận 2 và Nhà Bè có nhiều không gian sân vườn biệt lập, phù hợp với tiệc cưới, workshop sáng tạo, team building nhỏ hoặc tiệc gia đình cao cấp. Ưu điểm là riêng tư, dễ trang trí và chủ động thiết kế theo concept riêng.
>> Xem thêm: Xây dựng concept tổ chức sự kiện doanh nghiệp sáng tạo
6. Bí quyết tổ chức sự kiện ngoài trời thành công
- Lựa chọn địa điểm phù hợp
Không gian tổ chức cần đáp ứng được concept sự kiện và quy mô khách mời. Diện tích, địa hình, cảnh quan, khả năng bố trí khu vực chức năng đều cần được cân nhắc kỹ để đảm bảo tính thẩm mỹ và sự tiện lợi trong vận hành.
- Chuẩn bị phương án dự phòng thời tiết
Sự kiện ngoài trời dễ chịu tác động từ yếu tố thời tiết. Cần xây dựng kịch bản thay thế và chuẩn bị sẵn mái che, nhà bạt, thiết bị chống mưa gió nhằm giảm thiểu rủi ro, tránh gián đoạn chương trình.
- Tối ưu hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu
Yêu cầu kỹ thuật tại không gian mở cao hơn so với tổ chức trong nhà. Việc bố trí loa, đèn, sân khấu cần tính toán kỹ về hướng gió, ánh sáng tự nhiên và an toàn điện. Đội ngũ vận hành cần có kinh nghiệm để xử lý linh hoạt tại chỗ.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng cần phải được tính toán kỹ lưỡng khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- Quản lý khách mời và điều phối chương trình linh hoạt
Việc đón tiếp, dẫn dắt và kiểm soát dòng khách cần diễn ra trật tự và hiệu quả. Kịch bản chương trình cần rõ ràng, mạch lạc và được diễn tập kỹ lưỡng để đảm bảo các phần trình diễn, hoạt động tương tác diễn ra suôn sẻ.
- Ứng dụng công nghệ để tăng tương tác
Công nghệ số giúp tăng tính kết nối trong sự kiện, từ check-in QR, livestream trực tiếp đến hoạt động minigame tương tác. Việc tích hợp các yếu tố công nghệ giúp lan tỏa sự kiện mạnh mẽ trên nền tảng số và mạng xã hội.
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi rất nhiều yếu tố khác nhau và sẽ có những sự cố mà bạn không thể lường trước được. Vì vậy, hãy cân nhắc một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và có kinh nghiệm để đảm bảo sự kiện của bạn thành công và trọn vẹn!
Liên hệ ngay với KLC Media để được tư vấn và nhận giải pháp tối ưu nhất cho dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời!
📞 Hotline: 0899 912 525
📩 Email: info@klcmedia.vn
🏢 Địa chỉ: 105-107 Nguyễn Công Trứ, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
🌐 Fanpage: https://www.facebook.com/klcmedia.vn
