Để một sự kiện diễn ra thành công, việc xây dựng concept tổ chức sự kiện đóng vai trò then chốt, giúp định hình trải nghiệm và thông điệp truyền tải đến khách tham dự. Đặc biệt, trong tổ chức sự kiện doanh nghiệp, một concept ấn tượng không chỉ nâng cao hình ảnh thương hiệu mà còn tạo sự kết nối sâu sắc với khách hàng, đối tác. Vậy làm thế nào để phát triển một concept sáng tạo, nhất quán từ ý tưởng đến triển khai? Hãy cùng KLC Media khám phá những yếu tố quan trọng giúp sự kiện doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và đáng nhớ.
1. Concept sự kiện là gì?
Concept sự kiện được hiểu là chủ đề hoặc ý tưởng tổng thể định hướng cho toàn bộ quá trình lập kế hoạch và thực thi sự kiện. Đây là thông điệp cốt lõi hoặc mục đích mà doanh nghiệp bạn muốn truyền tải đến khách tham dự, nhà tài trợ, đối tác và các bên liên quan.
Concept là ý tưởng tổng thể định hướng cho toàn bộ quá trình lập kế hoạch và thực thi sự kiện
Concept sự kiện không chỉ là thông điệp hấp dẫn hay một hình ảnh nhận diện bắt mắt, mà còn là câu chuyện xuyên suốt, liên kết mọi yếu tố của sự kiện thành một tổng thể hài hòa. Từ địa điểm tổ chức, nội dung chương trình, diễn giả, hoạt động giải trí, ẩm thực, chiến lược marketing… Tất cả đều được xây dựng dựa trên một ý tưởng chủ đạo, giúp sự kiện trở nên nhất quán và ấn tượng.
2. Các nhân tố tạo nên một Concept sự kiện
Một Concept sự kiện hoàn chỉnh được cấu thành từ nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là sơ đồ tổng hợp các thành phần cốt lõi cấu thành một concept sự kiện: Format (Loại hình sự kiện), Venue (Địa điểm), Experience (Trải nghiệm), Theme (Chủ đề) và Tone (Phong cách truyền tải).
05 yếu tố tạo nên một Concept sự kiện
2.1 Loại hình sự kiện
Hình thức tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng đảm bảo sự kiện đạt được mục tiêu đề ra và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự. Tùy thuộc vào định hướng và mục tiêu của sự kiện để lựa chọn loại hình phù hợp. Một số loại hình sự kiện phổ biến hiện nay:
| Nhóm sự kiện | Loại hình sự kiện |
| Sự kiện doanh nghiệp, thương mại | Hội chợ triển lãm, Hội nghị, Hội thảo, Sự kiện ra mắt sản phẩm, Kết nối doanh nghiệp, Hội nghị chuyên đề,… |
| Sự kiện văn hóa giải trí | Lễ hội, Hòa nhạc, Sự kiện thể thao, Cuộc thi sắc đẹp,… |
| Sự kiện cộng đồng | Hoạt động từ thiện, Sự kiện công dân, Diễu hành, Hoạt động chính phủ, Du lịch khen thưởng,… |
| Sự kiện giáo dục | Hội thảo (Workshop), Diễn đàn, Bài giảng, Trại huấn luyện (Bootcamp) |
| Sự kiện nội bộ | Hoạt động xây dựng đội nhóm (Teambuilding), Tiệc công ty, Gala Dinner,… |
| Sự kiện đặc biệt | Sự kiện tôn giáo, Sự kiện ngoại giao, Sự kiện bán lẻ, Du lịch, Tiếp đón khách VIP,… |
2.2 Địa điểm tổ chức
Việc lựa chọn địa điểm và xây dựng concept sự kiện có mối quan hệ hai chiều, một concept rõ ràng sẽ giúp xác định loại địa điểm phù hợp, trong khi đặc điểm của địa điểm lại có thể truyền cảm hứng hoặc giới hạn ý tưởng concept tổ chức sự kiện.
Lưu ý khi chọn địa điểm:
- Phù hợp với loại hình sự kiện: Đáp ứng về bố trí không gian, kỹ thuật và kết cấu sự kiện,…
- Vị trí thuận tiện: Dễ di chuyển, có bãi đỗ xe hoặc phương tiện hỗ trợ,…
- Sức chứa hợp lý: Không gian phù hợp với số lượng khách, tránh quá chật hoặc quá rộng
- Cơ sở vật chất đầy đủ: Âm thanh, ánh sáng, wifi, khu vực hậu cần đáp ứng nhu cầu tổ chức
- Chi phí hợp lý: Phù hợp ngân sách, tránh chi phí phát sinh không cần thiết
Địa điểm tổ chức có thể truyền cảm hứng hoặc giới hạn ý tưởng concept tổ chức sự kiện
2.3 Trải nghiệm sự kiện
Trải nghiệm của khách tham dự là một trong những yếu tố then chốt khi định hình concept sự kiện. Khi xác định được cảm xúc, thông điệp hoặc ấn tượng mà sự kiện muốn mang lại, bạn sẽ có cơ sở để xây dựng một concept phù hợp. Ví dụ, nếu sự kiện hướng đến sự sang trọng và đẳng cấp, toàn bộ trải nghiệm – từ không gian, ánh sáng, âm nhạc đến quy trình đón tiếp – đều phải được thiết kế để tạo cảm giác cao cấp, chuyên nghiệp. Ngược lại, một sự kiện mang phong cách trẻ trung, sáng tạo sẽ cần những trải nghiệm tương tác, không gian mở và các hoạt động giải trí gắn kết.
Xây dựng trải nghiệm là bước quan trọng để lên một concept hoàn chỉnh
Đặt ra những câu hỏi:
- Khách mời sẽ thấy gì, nghe gì, cảm nhận gì khi bước vào sự kiện?
- Điều gì sẽ khiến họ thích thú và hào hứng tham gia?
- Hoạt động nào sẽ giúp khách gắn kết với nhau hoặc với thương hiệu?
- Không gian, âm thanh, ánh sáng có góp phần tạo nên tinh thần chủ đạo không?
- Khách mời có dễ dàng tương tác với chương trình không?
- Sự kiện có gì để tạo ra khoảnh khắc đáng nhớ cho khách mời?
- Khi sự kiện kết thúc, khách mời sẽ nhớ điều gì nhất?
Những câu hỏi về hành trình trải nghiệm của khách hàng (customer journey) giúp bạn hình dung rõ ràng trải nghiệm của họ từ đầu đến cuối, qua đó góp phần mang lại ấn tượng mạnh mẽ nhằm tối ưu mục tiêu đề ra.
2.4 Chủ đề sự kiện
Khái niệm về “Theme sự kiện” và “Concept sự kiện” là một điểm dễ gây nhầm lẫn đối với nhiều người, đặc biệt là khi cả hai đều liên quan đến việc định hình một sự kiện.
“Concept” được hiểu là ý tưởng chủ đạo (Main idea hoặc Core idea) xuyên suốt trong toàn bộ sự kiện. Trong khi đó, “Theme” (Chủ đề) lại mang tính chất trực quan, thể hiện qua diện mạo của sự kiện, bao gồm các yếu tố nhìn thấy được như cách trang trí, màu sắc, bố cục và cách thức setup không gian.
Theme sự kiện do công ty dịch vụ tổ chức event chuyên nghiệp thực hiện
Có thể hình dung rằng Concept chính là xương sống của sự kiện, các ý tưởng phụ giống như các xương sườn kết nối với xương sống, còn Theme là lớp da bao bọc bên ngoài: Màu sắc, hình khối, biểu tượng, âm thanh… Theme chính là yếu tố trực quan mà người tham dự nhìn/ nghe thấy ngay lập tức khi tham gia sự kiện, còn Concept lại là yếu tố tiềm ẩn, được thể hiện qua các hoạt động và trải nghiệm, giúp người tham dự cảm nhận được tinh thần chủ đạo của sự kiện.
2.5 Phong cách truyền tải
Tone (Phong cách/ tông điệu) sự kiện là chính là cách thức truyền tải và thể hiện ý tưởng đó đến người tham dự, góp phần định hình cảm xúc và hoàn thiện concept tổng thể của sự kiện.
Khi xác định Tone sự kiện, nhóm tổ chức cần trả lời các câu hỏi quan trọng:
- Sự kiện sẽ mang phong cách trang trọng hay thân mật?
- Tông điệu sẽ nghiêm túc hay vui vẻ, sôi động?
- Hình thức thể hiện là một buổi diễn thuyết, hay chương trình văn nghệ, biểu diễn?
- Địa điểm tổ chức sẽ là trong nhà hay ngoài trời? vv…
Tùy thuộc vào đặc điểm của sự kiện mà Tone có thể tác động trực tiếp đến nhiều yếu tố như: Kịch bản sự kiện, kịch bản MC, trang phục, âm thanh, lối bố trí,…
3. Cách thiết kế Concept sự kiện doanh nghiệp qua 03 bước
3.1 Xác định điểm nhấn quan trọng của sự kiện
Bước đầu tiên trong việc xây dựng concept sự kiện là xác định rõ mục tiêu tổng thể (Overall Goal), thông điệp cốt lõi (Key Message) và đối tượng mục tiêu (Target Audience). Bạn cần trả lời các câu hỏi quan trọng:
- Sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích gì?
- Khách mời là ai, họ mong đợi điều gì?
- Thông điệp chính mà thương hiệu muốn truyền tải là gì?
Ngoài ra bạn có thể áp dụng mô hình 5W1H để xác định cụ thể kế hoạch tổ chức sự kiện:
| Yếu tố | Câu hỏi xác định | Phương án thực hiện |
| What Sự kiện gì? |
Sự kiện này là gì? Nội dung chính của sự kiện là gì? | Xác định loại hình sự kiện (hội nghị, ra mắt sản phẩm, tiệc tri ân…). Xác định chủ đề và concept tổng thể. |
| Why Mục đích sự kiện? |
Tại sao tổ chức sự kiện này? Mục tiêu của sự kiện là gì? | Đặt rõ mục tiêu: Tăng nhận diện thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới, kết nối khách hàng… |
| Who
Đối tượng mục tiêu? |
Ai là khách mời? Đối tượng chính là ai? | Xác định nhóm khách hàng mục tiêu, đối tác, nhân viên… |
| Where
Tổ chức ở đâu? |
Địa điểm tổ chức sự kiện là gì? Có cần không gian trong nhà hay ngoài trời? | Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô, ngân sách, thời tiết và trải nghiệm mong muốn. |
| When
Thời gian tổ chức? |
Khi nào sự kiện diễn ra? Khoảng thời gian nào phù hợp? | Xác định thời điểm tối ưu để thu hút khách tham dự, tránh trùng lịch quan trọng. |
| How
Tổ chức như thế nào? |
Cách thức tổ chức sự kiện ra sao? Kế hoạch triển khai thế nào? | Xây dựng timeline chi tiết, phân công nhân sự, dự trù ngân sách, lựa chọn nhà cung cấp… |
Khi đã có câu trả lời, hãy tìm ra điểm giao thoa giữa các yếu tố này. Đây chính là nền tảng để xác định concept tổng thể sơ bộ, đảm bảo sự kiện có một định hướng rõ ràng và gắn kết ngay từ đầu.
3.2 Xây dựng hành trình trải nghiệm của khách mời
Để thấu hiểu khách mời, bạn cần đặt mình vào vị trí của họ, nhìn sự kiện qua đôi mắt của họ. Tại sao họ muốn tham gia? Họ biết đến sự kiện bằng cách nào? Điều gì khiến họ ở lại và tương tác? Việc xây dựng một bản đồ hành trình khách mời sẽ giúp xác định cách sự kiện có thể thu hút, giữ chân và tạo ấn tượng sâu sắc đối với họ.
Nghiên cứu và phân tích khách hàng (Audience Research)
- Sử dụng khảo sát, phỏng vấn hoặc phân tích dữ liệu khách hàng để hiểu rõ nhu cầu, mong đợi của họ.
- Áp dụng các công cụ như Personas (chân dung khách hàng) để xác định đặc điểm, sở thích, động cơ tham gia sự kiện của từng nhóm khách mời.
Xác định các điểm tiếp xúc (Touchpoints) trong hành trình sự kiện
- Trước sự kiện: Khách mời biết đến sự kiện qua đâu? Email, mạng xã hội, lời mời cá nhân hay quảng cáo?
- Trong sự kiện: Họ sẽ trải nghiệm những gì? Cách họ tương tác với không gian, nội dung, hoạt động?
- Sau sự kiện: Họ có tiếp tục gắn kết với thương hiệu không? Doanh nghiệp có follow-up hậu sự kiện để duy trì mối quan hệ với khách hàng không?
Khi hoàn thành các bước bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về những yếu tố quan trọng cần có trong sự kiện. Từ đó, concept sự kiện sẽ được hình thành đầy đủ, phản ánh mục tiêu, thông điệp cốt lõi, và cách thức khách mời sẽ tương tác với sự kiện.
3.3 Kết hợp các yếu tố truyền thông & thương hiệu
Sau khi xác định rõ concept sự kiện, bước tiếp theo là kết hợp các yếu tố truyền thông và thương hiệu để hỗ trợ sự kiện diễn ra một cách nhất quán và hiệu quả. Bao gồm lên kế hoạch sản xuất nội dung, kế hoạch truyền thông trước – trong và sau sự kiện; Các ấn phẩm truyền thông như banner, poster, video và bài viết,… phải phản ánh đúng giá trị thương hiệu và concept sự kiện.
Booth sự kiện của thương hiệu Heineken
4. 04 cách hiệu quả để tạo ấn tượng với khách tham dự
4.1 Kể chuyện bằng Concept sự kiện
Kể chuyện bằng concept sự kiện (Event Storytelling) là cách thức phổ biến nhằm tạo ấn tượng với khách tham dự. Để làm được điều này, bạn cần xác định cốt truyện chính của sự kiện – đó có thể là hành trình khám phá, câu chuyện đổi mới hay trải nghiệm đầy cảm hứng. Mọi yếu tố như thiết kế, âm thanh, ánh sáng, nội dung chương trình cần thống nhất để làm nổi bật câu chuyện. Điểm lưu ý quan trọng của cách thức này đó là câu chuyện cần liên hệ chặt chẽ với thông điệp cốt lõi của sự kiện.
4.2 Tạo điểm nhấn bằng công nghệ tương tác
Công nghệ tương tác phù hợp với các concept hiện đại, sáng tạo hoặc có yếu tố tương lai. Những sự kiện hướng đến sự đổi mới, cá nhân hóa trải nghiệm hoặc tạo hiệu ứng thị giác mạnh mẽ thường tận dụng công nghệ để làm nổi bật thông điệp của mình.
Công nghệ 3D Mapping trong tổ chức sự kiện
Hiện nay, có nhiều loại sự kiện ứng dụng công nghệ tương tác, chẳng hạn như:
- Sử dụng màn hình cảm ứng, VR/AR
- Hologram, mapping 3D, nhạc nước
- Dùng AI chatbot, ứng dụng networking
- Tích hợp gamification, trình diễn ánh sáng LED tương tác theo chuyển động của khán giả
Xem thêm: Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Giúp Tạo Dấu Ấn Thương Hiệu
4.3 Thiết kế không gian sáng tạo & ấn tượng
Không gian sự kiện là yếu tố đầu tiên thu hút khách tham dự, tạo nên ấn tượng ban đầu. Vì vậy cần khảo sát địa điểm kỹ lưỡng, thiết kế theme đồng bộ với concept và bố trí không gian hợp lý. Sử dụng ánh sáng, màn hình LED hay nghệ thuật sắp đặt sẽ giúp không gian trở nên sống động hơn.
| Loại thiết kế không gian |
Đặc điểm | Ứng dụng phổ biến |
| Không gian mở | Tận dụng không gian ngoài trời, thoáng đãng, linh hoạt | Lễ hội, triển lãm, sự kiện thể thao, âm nhạc. |
| Không gian khép kín | Kiểm soát tốt ánh sáng, âm thanh, thời tiết | Hội nghị, hội thảo, triển lãm trong nhà, sự kiện doanh nghiệp. |
| Không gian đa tầng | Thiết kế không gian theo nhiều tầng, tạo sự mới lạ | Sự kiện networking, triển lãm, lễ trao giải. |
| Không gian tương tác | Ứng dụng công nghệ AR, VR, màn hình LED cảm ứng | Triển lãm công nghệ, sự kiện ra mắt sản phẩm. |
| Không gian ảo | Sử dụng nền tảng số để tổ chức sự kiện trực tuyến | Webinar, hội nghị trực tuyến, workshop online. |
| Không gian kết hợp | Kết hợp giữa sự kiện trực tiếp và trực tuyến | Hội thảo, họp báo, sự kiện doanh nghiệp toàn cầu. |
| Không gian theo chủ đề | Trang trí, thiết kế theo một chủ đề cụ thể | Tiệc gala, lễ trao giải, sự kiện thương hiệu. |
4.4 Xây dựng kịch bản có yếu tố bất ngờ
Những yếu tố bất ngờ có thể là các hoạt động đột phá, màn trình diễn nghệ thuật độc đáo, sự xuất hiện của khách mời đặc biệt hoặc các trò chơi tương tác bất ngờ. Tuy nhiên, các yếu tố bất ngờ phải liên quan đến concept và không làm lệch hướng sự kiện, lồng ghép vào từng thời điểm phù hợp để không làm gián đoạn chương trình.
5. 10 mẫu concept tổ chức sự kiện doanh nghiệp sáng tạo
Concept Khám phá Vũ trụ
Tạo ra không gian triển lãm hoặc sự kiện công nghệ với concept từ vũ trụ, giúp khách tham dự cảm nhận được sự phát triển không ngừng của doanh nghiệp, đồng thời thể hiện khát vọng vươn tới những tầm cao mới.
Concept Khám phá Vũ trụ
Concept Summertime
Mang lại không khí tươi vui của mùa hè với ánh nắng, biển xanh và các hoạt động ngoài trời. Không gian mở, màu sắc sáng, và âm nhạc nhẹ nhàng tạo cảm giác thư giãn. Phù hợp với loại hình tổ chức sự kiên doanh nghiệp như: Triển lãm du lịch nghỉ dưỡng, Team building với các hoạt động ngoài trời
Concept Summertime
Concept Đại dương
Lấy cảm hứng từ vẻ đẹp huyền bí của đại dương, concept này kết hợp màu xanh biển, cát trắng, và các yếu tố tự nhiên dưới nước. Không gian sự kiện được trang trí với hình ảnh sóng biển, sinh vật biển và ánh sáng mờ ảo, tạo nên không khí mát mẻ.
Concept Đại dương
Concept Sporty
Lấy cảm hứng từ thể thao, concept này mang đến không khí năng động, mạnh mẽ với các yếu tố như sân vận động, trang phục thể thao, và các hoạt động vận động. Màu sắc tươi sáng, mạnh mẽ như đỏ, xanh lá cây hoặc cam, kết hợp với các trò chơi thể thao, âm nhạc sôi động, tạo nên một không gian tràn đầy năng lượng và sự phấn khích.
Concept Sporty
Concept Thiên Nhiên Xanh
Lấy cảm hứng từ vẻ đẹp tự nhiên, concept này tập trung vào không gian xanh tươi, hòa hợp với thiên nhiên. Các yếu tố như cây cối, hoa lá, gỗ và ánh sáng tự nhiên tạo nên một không gian thư giãn, trong lành và gần gũi với thiên nhiên.
 |
 |
Concept Thiên Nhiên Xanh
Concept Tương Lai
Lấy cảm hứng từ công nghệ và sự đổi mới, concept này tạo nên không gian hiện đại với các yếu tố tối giản, ánh sáng neon, và thiết kế hình học. Màu sắc chủ đạo là bạc, xám, đen và các sắc xanh ánh kim, mang lại cảm giác tiên tiến và không gian đầy sáng tạo. Các yếu tố công nghệ như màn hình LED, thực tế ảo (VR) hoặc robot có thể được sử dụng để tạo ra một không gian ấn tượng.
Concept Tương Lai
Concept Bầu Trời Đêm
Lấy cảm hứng từ vẻ đẹp huyền bí và lãng mạn của bầu trời đêm, concept này mang đến không gian mơ mộng với ánh sáng dịu nhẹ, đèn lấp lánh như những vì sao, và màu sắc chủ đạo là đen, xanh đậm. Rất phù hợp cho một đêm nhạc hoặc các sự kiện nghệ thuật.
Concept Bầu Trời Đêm
Concept Hoa Sen
Lấy cảm hứng từ vẻ đẹp thuần khiết và thanh cao của hoa sen, concept này mang đến một không gian trang trọng, tinh tế với màu sắc nhẹ nhàng như trắng, hồng nhạt, vàng kem và xanh lá mảnh mai. Các yếu tố như hoa sen trang trí, ánh sáng dịu dàng, chất liệu vải voan mềm mại và thiết kế tối giản tạo ra không khí thanh thoát, sang trọng và đầy tinh tế.
Concept Hoa Sen
Concept Ánh Dương
Mang đến sự tươi mới, năng động và đầy sức sống của ánh sáng mặt trời. Với màu sắc chủ đạo là vàng, cam và trắng sáng, không gian sẽ được trang trí bằng ánh sáng ấm áp. Tạo cảm giác ấm áp, đầy năng lượng và vui tươi, giống như ánh sáng của mặt trời chiếu rọi đến mọi không gian sự kiện.
Concept Ánh Dương
Concept Truyền Thống
Nhằm tôn vinh bản sắc văn hóa Việt Nam với hình ảnh nón lá, áo dài, trống đồng, hoa sen, tre trúc và những gam màu đặc trưng như đỏ, vàng, xanh lá. Không gian được thiết kế theo phong cách cổ truyền với đèn lồng, bàn ghế gỗ, tranh dân gian, cùng âm nhạc dân tộc tạo nên một bầu không khí trang trọng nhưng ấm cúng, mang đậm nét văn hóa Việt.
Concept Truyền Thống
Bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp chuyên nghiệp giúp bạn lên ý tưởng cho concept sự kiện? Liên hệ ngay với KLC Media để được tư vấn và nhận giải pháp tối ưu nhất!
📞 Hotline: 0899912525
📩 Email: info@klcmedia.vn
🏢 Địa chỉ: 105-107 Nguyễn Công Trứ, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
🌐 Website: http://klcmedia.vn
